Hướng dẫn cách viết biên bản cuộc họp công ty hoàn chỉnh

Biên bản cuộc họp là văn bản quan trọng, ghi chép lại mọi diễn biến cuộc họp, đặc biệt là các cuộc họp trong công ty. Cùng Maudon.net tìm hiểu về biên bản cuộc họp công ty cũng như hướng dẫn cách viết trong bài dưới đây nhé!

Biên bản cuộc họp công ty là gì?

Trong các cuộc họp, việc ghi chép lại nội dung diễn ra là điều cần thiết để lưu giữ thông tin, ý kiến của các thành viên tham gia. Tài liệu ghi chép diễn biến cuộc họp này được gọi là biên bản cuộc họp.

Thư ký cuộc họp, người chịu trách nhiệm ghi chép, cần thống kê số người có mặt, vắng mặt và ghi lại đầy đủ các nội dung quan trọng theo trình tự diễn biến.

Về mặt chức năng, biên bản cuộc họp đóng vai trò ghi nhận lại toàn bộ sự kiện diễn ra trong cuộc họp. Mặc dù không có giá trị pháp lý, nhưng đây là tài liệu quan trọng giúp xác minh các nội dung được thảo luận và quyết định.

Thông qua biên bản, mọi người có thể dễ dàng xem lại các chỉ đạo của lãnh đạo, cũng như các ý kiến đóng góp từ các cá nhân, tổ chức liên quan. Nhờ đó, công việc có thể được điều chỉnh và triển khai một cách hợp lý, hiệu quả hơn.

Khi các thành viên tham gia ký vào biên bản, điều đó đồng nghĩa với việc xác nhận những cam kết trong quá trình thực hiện công việc. Khi đó, biên bản không chỉ đơn thuần là một tài liệu ghi chép mà còn đóng vai trò nhắc nhở trách nhiệm của mỗi cá nhân.

Ngoài ra, biên bản cuộc họp công ty cũng giúp những người liên quan có thể theo dõi, kiểm tra tiến độ thực hiện các nhiệm vụ trước khi bước vào cuộc họp tiếp theo về cùng chủ đề.

>> Xem thêm: Tổng hợp mẫu biên bản cuộc họp.

Tải mẫu biên bản cuộc họp công ty chuẩn xác nhất 

Tải mẫu biên bản cuộc họp công ty tại Maudon.net.

Bố cục của một mẫu biên bản họp công ty hoàn chỉnh

Có thể có sự khác nhau tuỳ theo quy định của công ty, mức độ quan trọng, tính chất cuộc họp nhưng chung quy các mẫu biên bản cuộc họp đều bố cục như sau:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản cuộc họp;
• Thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp;
• Thành phần có mặt tham dự cuộc họp;
• Diễn biến, quá trình cuộc họp, những ý kiến, phát biểu được đưa ra;
• Kết luận;
• Xác nhận.

Những điều cần chú ý khi viết biên bản cuộc họp công ty

1. Có bản mẫu biên bản họp trước khi cuộc họp diễn ra

Việc chuẩn bị trước một mẫu biên bản theo đúng quy định và yêu cầu là điều cần thiết, giúp quá trình ghi chép diễn ra thuận lợi. Không phải ai cũng có thể nắm bắt và ghi lại toàn bộ thông tin trong cuộc họp một cách chính xác ngay lập tức.

Do đó, việc có sẵn một mẫu biên bản sẽ hỗ trợ người ghi chép ghi nhận nội dung nhanh chóng và đầy đủ hơn. Một biên bản cuộc họp cần đảm bảo các thông tin quan trọng như:

• Ghi lại thời gian, nơi diễn ra cuộc họp;
• Thành phần tham dự;
• Nội dung chính được thảo luận;
• Kết luận cuối cùng và quyết định được đưa ra.

2. Ghi chép nhanh chóng và đầy đủ

Người ghi biên bản cần có khả năng ghi chép nhanh và chính xác các nội dung quan trọng. Vì vậy, cần chuẩn bị sẵn sổ tay, máy tính hoặc thiết bị hỗ trợ ghi âm trong trường hợp cần thiết.

Việc đảm bảo đầy đủ nội dung theo yêu cầu sẽ giúp biên bản phản ánh chính xác diễn biến cuộc họp, tránh bỏ sót thông tin quan trọng.

3. Nội dung biên bản phải rõ ràng, có trọng tâm

Biên bản cần tập trung vào những vấn đề cốt lõi, giúp những người không tham dự vẫn có thể dễ dàng hiểu được nội dung chính của cuộc họp. Tránh ghi chép lan man hoặc trình bày quá dài dòng, làm mất đi tính mạch lạc của biên bản.

4. Đảm bảo diễn biến ghi lại chính xác, mang tính khách quan

Biên bản cuộc họp phải phản ánh trung thực nội dung đã diễn ra mà không thêm bớt hay đưa vào ý kiến cá nhân của người ghi chép. Tính chính xác là yếu tố quan trọng, giúp biên bản trở thành tài liệu tham chiếu đáng tin cậy.

Trước khi hoàn tất, biên bản cần được đọc lại cho tất cả các thành viên tham dự để kiểm tra, chỉnh sửa nếu cần. Sau đó, mọi người sẽ ký xác nhận để đảm bảo tính chính xác và trách nhiệm của từng cá nhân liên quan.

Làm thế nào để viết biên bản cuộc họp công ty đúng nhất?

1. Chuẩn bị trước

Trước khi bắt đầu ghi biên bản, người thư ký hoặc người được giao nhiệm vụ cần chuẩn bị:

• Mẫu biên bản cuộc họp theo quy định của tổ chức hoặc công ty;
• Thông tin về cuộc họp, bao gồm chủ đề, thành phần tham gia, thời gian và địa điểm tổ chức;
• Dụng cụ ghi chép, như sổ tay, máy tính hoặc máy ghi âm (nếu được phép sử dụng);
• Danh sách thành viên tham gia và vắng mặt để cập nhật vào biên bản.

2. Cấu trúc cơ bản

Một biên bản cuộc họp đầy đủ cần có các phần chính sau đây:

(1) Tiêu đề

• Ghi rõ tên tổ chức, đơn vị chủ trì cuộc họp;
• Tiêu đề “BIÊN BẢN CUỘC HỌP” viết in hoa, căn giữa, có thể in đậm.

(2) Thông Tin Cơ Bản Về Cuộc Họp

• Thời gian: Ghi rõ ngày, tháng, năm và giờ bắt đầu cuộc họp;
• Địa điểm: Nêu cụ thể địa điểm tổ chức cuộc họp;
• Chủ trì cuộc họp: Họ và tên của người đứng đầu hoặc chủ tọa cuộc họp;
• Thư ký cuộc họp: Họ và tên của người ghi biên bản;
• Thành phần tham dự: Liệt kê danh sách người tham gia, bao gồm chức vụ (nếu cần).;
• Thành phần vắng mặt: Nêu tên những người vắng mặt kèm theo lý do (nếu có).

(3) Nội Dung Cuộc Họp

• Mục đích cuộc họp: Giới thiệu ngắn gọn về lý do tổ chức cuộc họp;
• Các vấn đề được thảo luận: Ghi chi tiết nội dung trao đổi, ý kiến đóng góp của từng thành viên quan trọng;
• Quyết định, kết luận: Tổng hợp những quyết định cuối cùng hoặc giải pháp được thống nhất trong cuộc họp.

(4) Kết Thúc Cuộc Họp

• Thời gian kết thúc cuộc họp cần được chú ý ghi rõ;
• Nêu những nội dung cần thực hiện tiếp theo, nếu có.

(5) Ký Xác Nhận

• Chủ tọa cuộc họp và thư ký phải ký vào biên bản;
• Nếu cần, các thành viên tham gia có thể cùng ký để xác nhận nội dung biên bản.

Câu hỏi liên quan đến biên bản cuộc họp công ty đầy đủ

1. Tại sao cần biên bản cuộc họp?

Biên bản cuộc họp là một công cụ quan trọng để theo dõi các quyết định và nhiệm vụ được phân công trong cuộc họp. Nó giúp đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều nhận thức rõ ràng về công việc cần làm và tránh hiểu lầm hay quên lãng thông tin.

2. Ai là người chịu trách nhiệm ghi biên bản cuộc họp?

Thường thì trong một cuộc họp sẽ có một người được phân công chịu trách nhiệm ghi biên bản. Người này có thể là thư ký của tổ chức hoặc một thành viên trong nhóm được chỉ định trước cuộc họp.

3. Sau khi biên bản cuộc họp được ghi lại, cần làm gì tiếp theo?

Sau khi biên bản cuộc họp được ghi lại, người chịu trách nhiệm cần rà soát lại nội dung để đảm bảo độ chính xác và đầy đủ. Sau đó, biên bản sẽ được gửi tới tất cả các thành viên tham gia để họ xác nhận và tiến hành các nhiệm vụ được phân công. Biên bản cũng nên được lưu trữ cẩn thận để có thể truy cập lại khi cần thiết.

Ở bài viết trên, Maudon.net đã cùng các bạn tìm hiểu về biên bản cuộc họp và đi kèm là những thông tin xoay quanh liên quan mà có thể bạn sẽ cần biết. Maudon.net có rất nhiều loại mẫu đơn đa dạng, nếu bạn đang có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ tư vấn thì đừng ngần ngại gửi tin nhắn cho chúng tôi nhé!