Lý do doanh nghiệp cần có mẫu thông báo cắt giảm nhân sự?

Trước tình hình kinh tế và phát triển của doanh nghiệp đang trong giai đoạn khó khăn và đáng báo động. Doanh nghiệp khó có thể vừa đầu tư cho sản phẩm mà vừa trả lương đầy đủ cho toàn bộ nhân viên.

Chính vì thế, một số doanh nghiệp sẽ lựa chọn việc cắt giảm nhân sự nhằm mục đích cắt giảm đi lượng tiền phải trả lương hàng tháng cho nhân viên và dùng vào việc đầu tư cho công ty phát triển trở lại như cũ. 

Cùng Maudon.net tìm hiểu về văn bản thông báo cắt giảm lao động và tải mẫu miễn phí nhé.

Khái niệm về mẫu thông báo cắt giảm nhân sự

Trước khi chính thức chấm dứt hợp đồng lao động với nhân sự, các doanh nghiệp sẽ bắt buộc phải tiến hành đưa ra thông báo về việc chính thức cắt giảm nhân sự. Thông báo cắt giảm nhân sự này có vai trò quan trọng để thông báo cho các nhân viên trong danh sách cắt giảm cũng như trình bày lý do, quyết định khó khăn này của doanh nghiệp.

Mẫu thông báo cắt giảm nhân sự bao gồm các thông tin về nhân viên bị buộc phải cắt giảm, lời trình bày về tình hình cắt giảm nhân sự và lý do cắt giảm nhân sự của doanh nghiệp.

Tải mẫu thông báo cắt giảm lao động

Căn cứ tại Khoản 1 Điều 45 thuộc Bộ luật Lao động hiện hành, khi chấm dứt hoạt đồng lao động người sử dụng lao động phải có trách nhiệm thông báo cho người lao động.

Chính vì thế khi cắt giảm nhân sự doanh nghiệp cũng buộc phải thông báo về việc cắt giảm nhân sự.

Hướng dẫn cách viết mẫu thông báo cắt giảm nhân sự chi tiết

Mẫu thông báo cắt giảm nhân sự bao gồm các thông tin về nhân viên bị buộc phải cắt giảm, lời trình bày về tình hình cắt giảm nhân sự và lý do cắt giảm nhân sự của doanh nghiệp.

Mẫu thông báo cắt giảm nhân sự gồm các mục sau:

• Phần đầu mẫu thông báo cắt giảm nhân sự là Quốc hiệu và tiêu ngữ: Những mục này được viết hoàn toàn giống với các văn bản hành chính khác;
• Ngày, tháng, năm làm mẫu thông báo cắt giảm nhân sự;
• tên mẫu văn bản: Trong mẫu thông báo cắt giảm nhân sự ghi tên văn bản là: Thông báo cắt giảm nhân sự;
• Phần kính gửi: Phần này nêu rõ thành phần nhận đơn là những nhân viên thuộc diện trong danh sách cắt giảm nhân sự của doanh nghiệp.

Sau khi hoàn thành các mục trên người làm đơn trích dẫn Bộ luật lao động và một số thông tin liên quan đến việc thông báo cắt giảm nhân sự khác được trình bày như sau:

• Căn cứ vào Bộ luật lao động ban hành vào năm 2019;

• Căn cứ Hợp đồng lao động số: (Số hợp đồng lao động đã ký kết với nhân viên)  
• Ngày …… tháng .….. năm… (Ghi rõ ngày, tháng, năm làm hợp đồng lao động) (sau đây sẽ được gọi là “Hợp đồng”) giữa Công ty (tên công ty) (sau đây sẽ được gọi là “Công ty”) với ông/bà (tên nhân viên bị cắt giảm nhân sự) (sau đây được gọi trong thông báo cắt giảm nhân sự là “Người lao động”).
• Căn cứ Biên bản cuộc họp: (Thông thường trước khi tiến hành cắt giảm nhân sự các ban lãnh đạo sẽ tiến hành một cuộc họp nhằm thông báo về việc cắt giảm nhân sự. Người làm đơn ghi rõ thông tin về cuộc họp tại mục này). Ngày: (Ghi rõ ngày, tháng, năm đã tiến hành cuộc họp) về việc thông báo cho người lao động về việc công ty thực hiện kế hoạch cắt giảm nhân sự do: (Người làm đơn ghi rõ lý do về việc cắt giảm nhân sự)

Sau đây, Công ty xin thông báo đến ông/bà (tên của nhân viên bị cắt giảm nhân sự) các nội dung sau đây:

1. Chấm dứt hợp đồng với

Ông/bà: (Tên nhân viên thuộc diện cắt giảm nhân sự);

Chức vụ/Vị trí việc làm: Ghi rõ thông tin về vị trí làm việc của nhân viên bị cắt giảm nhân sự.

2. Thời gian chấm dứt hợp đồng

Kể từ ngày ..…/……/…… (Ghi rõ ngày, tháng, năm chính thức kết thúc hợp đồng với nhân viên).

3. Lý do về việc đưa ra quyết định chấm dứt hợp đồng: 

Người làm mẫu thông báo cắt giảm nhân sự ghi rõ lý do dẫn đến quyết định chấm dứt hợp đồng đối với nhân viên đã nêu trên.

4. Trách nhiệm của nhân viên

Trước khi chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động (tức là nhân viên bị cắt giảm nhân sự) có trách nhiệm phải bàn giao lại tất cả những tài sản, các loại tài liệu, hồ sơ có liên quan đến công việc tại công ty nêu trên.

5. Trách nhiệm của phía công ty

Trong khoảng thời hạn không quá 14 ngày làm việc, bắt đầu kể từ ngày chính thức chấm dứt hợp đồng lao động đối với người lao động, công ty sẽ chịu mọi trách nhiệm về việc thanh toán đầy đủ các khoản tiền liên quan đến quyền lợi của người lao động mà phí công ty chưa thanh toán trước đó.

Đồng thời, công ty sẽ xác nhận thời gian đóng bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội và hoàn trả lại sổ bảo hiểm xã hội cùng tất cả các loại giấy tờ có liên quan đến người lao động khác đã giữ của người lao động.

Ngoài ra công ty còn có thể cung cấp thêm bản sao các loại tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động tại công ty trong trường hợp người lao động cần.

Trên đây là toàn bộ thông báo của công ty về việc tiến hành chấm dứt hợp đồng lao động đối với ông/bà: (Tên nhân viên bị cắt giảm nhân sự) và đề nghị người lao động thực hiện đúng theo pháp luật đã được ban hành và sự hướng dẫn của công ty trong khoảng thời gian chuyển tiếp.

Trân trọng!

Cuối cùng người đại diện cho công ty ký và ghi rõ họ tên.

Những trường hợp không cần phải thông báo cắt giảm nhân sự

Trước khi chấm dứt hợp đồng lao động, cắt giảm nhân sự vì bất kỳ lý do nào thì doanh nghiệp buộc phải thông báo cho nhân viên biết về quyết định này tuy nhiên vẫn có một số trường hợp không cần phải thông báo.

Trách nhiệm thông báo, cắt giảm nhân sự hay chấm dứt hợp đồng lao động sẽ được loại bỏ đối với 5 trường hợp sau:

• Người lao động trong danh sách bị cắt giảm nhân sự đang bị kết án phạt tù nhưng không hưởng án treo hoặc không thuộc những trường hợp được trả tự do, tử hình hay có thể là bị cấm làm những công việc đã được ghi trong hợp đồng lao động.
• Người lao động là người nước ngoài đang làm việc nhưng vì một lý do nào đó bị trục xuất khỏi Việt Nam;
• Người lao động chết hay người lao động bị tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, bị mất tích hoặc đã chết;
• Người sử dụng lao động là người đã chết hoặc bị tuyên bố mất những năng lực hành vi dân sự, bị mất tích hoặc đã chết. Người sử dụng lao động không phải là người trực tiếp chấm dứt hoạt động hoặc đang bị cơ quan có thẩm quyền đưa ra những thông báo không có người đại diện hợp pháp;
• Người lao động đang trong quá trình bị xử lý kỷ luật hoặc bị sa thải.

Hình thức xử phạt nếu không đưa ra thông báo cắt giảm nhân sự

Căn cứ tại Điều 12 thuộc Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định rõ mức phạt đối với các tổ chức, doanh nghiệp vi phạm quy định về việc chấm dứt hợp đồng lao động với nhân viên hay cắt giảm nhân sự nhưng không ra thông báo cụ thể như sau:

• Xử phạt bằng hình thức phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến số tiền là 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động, doanh nghiệp… Có hành vi không thông báo bằng văn bản cho nhân viên (người lao động) về việc thực hiện chấm dứt hợp đồng lao động, cắt giảm nhân sự khi hợp đồng lao động chấm dứt theo quy định đã được ban hành của Bộ luật Lao động ban hành năm 2019;
• Trừ trường hợp đã được quy định rõ tại các Khoản 4, 5, 6, 7 và 8 của Điều 34 Bộ luật Lao động 2019 đã được nêu tại mục trên thì tất cả trường hợp đều phải thực hiện thông báo cho nhân viên bằng văn bản;
• Trường hợp người sử dụng lao động là những cá nhân vi phạm quy định đã được nêu trên thì mức phạt sẽ bằng với 1/2 tức là một nửa mức phạt của tổ chức.

Như vậy, doanh nghiệp, người sử dụng lao động khi thực hiện việc cắt giảm nhân sự thuộc công ty mình thì bắt buộc phải căn cứ vào những tình hình thực tế để thực hiện việc cắt giảm nhân sự, khi thực hiện việc sẽ chấm dứt hợp đồng lao động với bất kỳ người lao động nào thì bắt buộc phải có thông báo gửi đến người lao động thuộc diện cắt giảm nhân sự đó.

>> Tham khảo thêm: Trường hợp không cần phải thông báo cắt giảm nhân sự.

Một số câu hỏi liên quan đến mẫu thông báo cắt giảm nhân sự

1. Mẫu thông báo cắt giảm nhân sự gồm những gì?

Một mẫu thông báo cắt giảm nhân sự bao gồm các thông tin về nhân viên bị buộc phải cắt giảm, lời trình bày về tình hình cắt giảm nhân sự và lý do cắt giảm nhân sự của doanh nghiệp.

>> Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách viết mẫu thông báo cắt giảm nhân sự chi tiết.

2. Nhân viên đang thực hiện án tù khi cắt giảm nhân sự có cần thông báo không?

Không.

Người lao động trong danh sách bị cắt giảm nhân sự đang bị kết án phạt tù nhưng không hưởng án treo hoặc không thuộc những trường hợp được trả tự do, tử hình hay có thể là bị cấm làm những công việc đã được ghi trong hợp đồng lao động.

>> Tham khảo thêm: Những trường hợp không cần phải thông báo cắt giảm nhân sự.

3. Nếu không thông báo cắt giảm nhân sự thì sẽ bị phạt bao nhiêu tiền?

Căn cứ tại Điều số 12 thuộc Nghị định 12/2022/NĐ-CP

Xử phạt bằng hình thức phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến số tiền là 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động, doanh nghiệp… Có hành vi không thông báo bằng văn bản cho nhân viên (người lao động) về việc thực hiện chấm dứt hợp đồng lao động, cắt giảm nhân sự. Trường hợp người sử dụng lao động là những cá nhân vi phạm quy định đã được nêu trên thì mức phạt sẽ bằng với 1/2 tức là một nửa mức phạt của tổ chức.

>> Tham khảo thêm: Hình thức xử phạt nếu không đưa ra thông báo cắt giảm nhân sự.