Cách soạn thảo văn bản hành chính Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu các soạn thảo văn bản hành chính đúng theo quy định, từ quy định về khổ giấy, cách căn lề, phông chữ,…

Tìm hiểu về văn bản hành chính

Văn bản hành chính là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước và tổ chức. Để hiểu rõ hơn về khái niệm này, chúng ta có thể chia nó thành một số điểm chính:

1. Văn bản hành chính là gi?

Văn bản hành chính là những tài liệu, quyết định, thông báo, công văn hoặc các tài liệu khác được ban hành bởi cơ quan nhà nước hoặc cá nhân có thẩm quyền. Chúng nhằm mục đích truyền đạt thông tin, quyết định, hoặc thể hiện ý kiến, nguyện vọng đến các đối tượng liên quan.

2. Mục đích sử dụng của văn bản hành chính

Chức năng của văn bản hành chính:

• Chỉ đạo, quản lý hoạt động của các đơn vị, cá nhân;
• Thông báo các quyết định, chính sách, quy định của cơ quan nhà nước;
• Giải quyết các công việc cụ thể liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của cá nhân và tổ chức;
• Ghi nhận và xử lý các ý kiến, nguyện vọng từ phía người dân và các tổ chức.

3. Đặc điểm văn bản hành chính

• Văn bản hành chính mang tính chất pháp lý, có thể ảnh hưởng đến quyền lợi và nghĩa vụ của các cá nhân, tổ chức;
• Được ban hành theo quy định của pháp luật và thường dựa trên các quyết định, quy phạm pháp luật của cơ quan cấp trên;
• Có tính áp dụng cụ thể, tức là các quyết định trong văn bản này sẽ được thực hiện trong thực tiễn.

Cấu trúc: Văn bản hành chính thường bao gồm các phần chính như: tên cơ quan ban hành, số văn bản, ngày tháng năm ban hành, tiêu đề, nội dung chính, chữ ký và con dấu của cơ quan có thẩm quyền.

Các loại văn bản hành chính: Một số loại văn bản hành chính phổ biến bao gồm: công văn, quyết định, thông báo, biên bản, báo cáo, đề xuất, và nhiều loại hình khác tùy thuộc vào chức năng và nhiệm vụ của cơ quan ban hành.

Cách trình bày, soạn thảo văn bản hành chính theo Nghị định 30

1. Khổ Giấy

• Khổ giấy: Tất cả các loại văn bản hành chính phải sử dụng khổ giấy A4 (210mm x 297mm).

2. Căn Lề

• Lề trên: 2 – 2,5 cm từ mép trên;
• Lề dưới: 2 – 2,5 cm từ mép dưới;
• Lề trái: 3 – 3,5 cm từ mép trái;
• Lề phải: 1,5 – 2 cm từ mép phải.

3. Phông chữ và cỡ chữ

• Phông chữ: Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode (TCVN 6909:2001);

• Quốc hiệu: Cỡ chữ từ 12 đến 13, in hoa;
  • Ví dụ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
• Tiêu ngữ: Cỡ chữ từ 13 đến 14, in thường;
  • Ví dụ: “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”
• Đường kẻ ngang: Đường kẻ ngang liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ;

4. Quy tắc ghi tên cơ quan ban hành

Hiện nay, nhiều loại văn bản được ban hành bởi các cơ quan, tổ chức khác nhau. Tuy nhiên, không phải ai cũng thành thạo cách ghi tên cơ quan ban hành, đặc biệt là những người mới bắt đầu công việc.

Để tránh nhầm lẫn và đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản, cần lưu ý các nguyên tắc sau:

• Tên của cơ quan, tổ chức ban hành gồm: tên của cơ quan, tổ chức trực tiếp ban hành và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản (nếu có);
• Tên cơ quan chủ quản được viết tắt theo những cụm từ thông dụng, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12–13, kiểu chữ đứng;
• Tên của cơ quan ban hành văn bản cũng dùng chữ in hoa, cỡ chữ 12–13, kiểu chữ đứng, đậm, căn giữa phía dưới tên cơ quan chủ quản. Dưới tên này, có một đường kẻ ngang, nét liền, với độ dài bằng khoảng 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và phải căn đối xứng.

Cách ghi số và ký hiệu văn bản hành chính

Khi xem các quyết định hay thông báo của Ủy ban nhân dân hoặc Hội đồng nhân dân, nhiều người có thể thắc mắc tại sao văn bản lại có số này thay vì số khác.

1. Chức năng của số văn bản

• Số văn bản là số thứ tự của từng văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong năm và được đăng ký tại bộ phận văn thư theo quy định;
• Trường hợp các Hội đồng, Ban hoặc Tổ (gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là cơ quan ban hành và sử dụng dấu, chữ ký số của cơ quan để phát hành văn bản, thì phải dùng hệ thống số riêng;

2. Cách trình bày

• Từ “Số” được viết bằng chữ thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Sau từ này, thêm dấu hai chấm (:);
• Nếu số văn bản nhỏ hơn 10, cần thêm số 0 ở phía trước (ví dụ: 05, 07);

3. Ký hiệu của văn bản

Cũng như các thành phần khác, ký hiệu văn bản cần tuân thủ các quy định thống nhất, không được tùy ý thay đổi theo ý người soạn thảo.

Cụ thể, ký hiệu văn bản bao gồm:

• Chữ viết tắt là đại diện cho cơ quan, chức danh, chức vụ có thẩm quyền được nhắc tới trong văn bản, thẩm quyền ban hành;
• Đối với Công văn, ký hiệu sẽ gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực cần giải quyết.

Quy cách trình bày ký hiệu:

• Ký hiệu văn bản phải được viết bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng;
• Giữa số và ký hiệu của văn bản, sử dụng dấu gạch chéo (/);
• Giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu, sử dụng dấu gạch nối (-) mà không có khoảng cách.

Ví dụ: “Số: 05/QĐ-UBND” trong đó QĐ là Quyết định, UBND là Ủy ban Nhân dân.

4. Về quy ước viết tắt

Bảng sao văn bản

Quy định về địa danh và thời gian ban hành văn bản hành chính

Địa danh

• Đối với văn bản của cơ quan trung ương, địa danh là tên tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan đặt trụ sở;
• Đối với văn bản của cơ quan địa phương, địa danh là tên đơn vị hành chính tương ứng với nơi cơ quan ban hành đóng trụ sở;
• Nếu đơn vị hành chính có tên theo người, chữ số hoặc sự kiện lịch sử, cần ghi đầy đủ tên;
• Các văn bản thuộc Bộ Công an, Bộ Quốc phòng tuân theo quy định riêng của hai bộ này;

Thời gian

• Ghi ngày, tháng, năm ban hành bằng chữ số Ả Rập, đầy đủ, thêm số 0 trước ngày/tháng nhỏ hơn 10 (ví dụ: 01/02/2024);
• Địa danh và thời gian ban hành nằm cùng dòng với số, ký hiệu văn bản. Phần này được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ 13-14; chữ cái đầu của địa danh viết hoa, sau có dấu phẩy (,);

Cách ký tên và đóng dấu văn bản hành chính

Người có thẩm quyền ký văn bản có thể sử dụng chữ ký tay trên văn bản giấy hoặc chữ ký số trên văn bản điện tử.

Quy định ghi quyền hạn

• TM.: Thay mặt tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan ban hành.
• Q.: Quyền cấp trưởng khi người ký được giao quyền tạm thời.
• KT.: Ký thay cấp trưởng khi cấp phó ký thay người đứng đầu.
• TL.: Thừa lệnh ký khi thực hiện nhiệm vụ được cấp trưởng ủy quyền.
• TUQ.: Thừa ủy quyền ký thay cấp trưởng theo sự ủy nhiệm chính thức.

Đóng dấu

• Dấu của cơ quan, tổ chức: Đóng bên trái chữ ký, trùm lên 1/3 chữ ký.
• Dấu treo: Dùng cho văn bản ban hành kèm văn bản chính hoặc phụ lục, được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan hoặc tiêu đề phụ lục.
• Dấu giáp lai: Đóng vào khoảng giữa mép phải văn bản hoặc phụ lục, trùm lên một phần của các tờ giấy liền kề, mỗi dấu tối đa phủ 5 tờ.

Cách bố trí vị trí các thành phần mà văn bản hành chính cần có

Cách bố trí các thành phần sẽ được trình bày theo sơ đồ sau trên khổ giấy A4:

Các câu hỏi liên quan đến cách soạn thảo văn bản hành chính

1. Văn bản hành chính soạn để làm gì?

Chức năng của văn bản hành chính:

• Chỉ đạo, quản lý hoạt động của các đơn vị, cá nhân;
• Thông báo các quyết định, chính sách, quy định của cơ quan nhà nước;
• Giải quyết các công việc cụ thể liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của cá nhân và tổ chức;
• Ghi nhận và xử lý các ý kiến, nguyện vọng từ phía người dân và các tổ chức.

2. Có thể trình bày văn bản hành chính trên các khổ giấy khác không?

Theo quy định hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính phải sử dụng khổ giấy A4 (210mm x 297mm).

3. Giải thích khái niệm văn bản hành chính là gì?

Văn bản hành chính là những tài liệu, quyết định, thông báo, công văn hoặc các tài liệu khác được ban hành bởi cơ quan nhà nước hoặc cá nhân có thẩm quyền. Chúng nhằm mục đích truyền đạt thông tin, quyết định, hoặc thể hiện ý kiến, nguyện vọng đến các đối tượng liên quan.

Ở bài viết trên, Maudon.net đã cùng các bạn tìm hiểu về cách soạn thảo văn bản hành chính và kèm theo những quy định, thông tin liên quan để bạn có cái nhìn đa chiều hơn. Nếu bạn đang cần hoặc có nhu cầu mong muốn được tư vấn, tham khảo các loại mẫu đơn thì hãy liên lạc ngay với Maudon.net qua thông tin số điện thoại, email để được tư vấn tận tình nhất nhé!