Biên bản bàn giao hàng hóa là gì? Mẫu tải biên bản đầy đủ

Biên bản giao hàng hóa là một chứng từ pháp lý quan trọng đảm bảo tính minh bạch và quyền lợi của đôi bên trong giao dịch. Khi đã chuẩn bị một biên bản rõ ràng, đôi bên sẽ tiến hành giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển, khâu chuẩn bị một cách dễ dàng. 

Trong bài viết này, hãy cùng Maudon.net tìm hiểu về các mẫu biên bản giao hàng hóa đầy đủ nhất, vai trò quan trọng của nó và các thông tin xoay quanh nhé!

Biên bản bàn giao hàng hóa là biên bản gì?

Biên bản bàn giao hàng hóa là một tài liệu hợp pháp chứng minh rằng việc chuyển giao hàng hóa từ người bán đến người mua đã diễn ra. Nó chứng tỏ rằng người bán đã hoàn thành nghĩa vụ của mình bằng cách giao hàng, và người mua đã nhận được hàng theo như đã thỏa thuận.

Biên bản này cần phải chứa đầy đủ thông tin về các bên liên quan (như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, email, người đại diện) cũng như thông tin về hàng hóa (như tên, loại, số lượng…).

Tuy hiện nay pháp luật không có quy định cụ thể về biên bản giao hàng hóa, vì vậy các doanh nghiệp, cửa hàng có thể tự tạo cho mình một biên bản với các nội dung phù hợp với mình. Thông thường, một biên bản bàn giao hàng hóa hoàn chỉnh cần phải bao gồm các thông tin sau:

• Tên của đơn vị bán hàng;
• Ngày thực hiện giao hàng;
• Thông tin về bên nhận hàng: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, người đại diện và chức vụ;
• Thông tin về bên giao hàng: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, người đại diện và chức vụ;
• Chi tiết về hàng hóa được giao, bao gồm số lượng, đơn giá, loại;
• Chữ ký xác nhận.

>> Có thể bạn quan tâm: Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa.

Mẫu biên bản giao hàng hóa mới nhất

Tải mẫu biên bản giao hàng hóa mới nhất tại Maudon.net.

Tại sao nên cần có biên bản giao hàng hóa trong giao dịch?

Việc lập biên bản bàn giao hàng hóa chính là minh chứng quan trọng, là chứng từ pháp lý trong quản lý giao nhận hàng giữa các bên liên quan, như người bán và người mua. Nếu không có biên bản giao hàng hóa, thì nếu xảy ra tranh chấp sẽ không có chứng cứ bên bán đã giao hàng cho bên mua và ngược lại. 

Biên bản chứng minh rằng quá trình giao nhận đã diễn ra theo đúng thỏa thuận. Nó giúp xác nhận và ghi lại chi tiết về số lượng, chất lượng, và tình trạng của hàng hóa trong quá trình chuyển giao. Bằng cách này, nó đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong giao dịch.

Thông qua biên bản, các bên có thể xác nhận tình trạng thực tế của hàng hóa và giải quyết mọi sự chênh lệch ngay từ khi giao nhận diễn ra. Điều này giúp tránh tranh chấp sau này và cung cấp căn cứ quan trọng cho quá trình giải quyết khi có sự cố không mong muốn giữa các bên.

Ngoài ra, biên bản bàn giao còn giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả và là một phần quan trọng của quy trình thanh toán. Nó có giá trị pháp lý, bảo vệ quyền lợi của cả hai bên và đóng vai trò quan trọng trong việc định rõ trách nhiệm và giải quyết mọi xung đột có thể xảy ra trong quá trình thương mại. 

Nội dung cơ bản cần có trong biên bản bàn giao hàng hóa vận chuyển

Dưới đây là các nội dung quan trọng cần có trong biên bản để đảm bảo tính chính xác và minh bạch:

• Thông tin đối tác giao nhận: Tên, địa chỉ, và thông tin liên hệ của bên gửi (người gửi); tên, địa chỉ, và thông tin liên hệ của bên nhận (người nhận);
• Thông tin đơn vị giao hàng: bao gồm tên công ty, sdt, địa chỉ, thông tin người giao…;
• Thông tin về hàng hoá: Mô tả chi tiết về hàng hoá, bao gồm số lượng, loại hình, trạng thái (nếu có), và mô tả về tình trạng của hàng hoá (nguyên vẹn, hư hại, hay thiếu hụt);
• Số lượng và đơn vị tính: Đặc điểm về số lượng và đơn vị tính của hàng hoá (ví dụ: số lượng thùng, kiện, trọng lượng, số pallet, vv.);
• Ngày và giờ giao nhận;
• Chữ ký xác nhận: Chữ ký của người gửi và người nhận, xác nhận rằng thông tin trong biên bản là chính xác và đầy đủ;
• Ghi chú đặc biệt (nếu có);
• Mô tả bất kỳ sự cố hoặc vấn đề đặc biệt nào mà bên nhận muốn ghi chú, hoặc các điều kiện đặc biệt trong quá trình vận chuyển và giao nhận hàng;
• Chữ ký và đóng dấu: Nếu có, có thể bao gồm chữ ký và đóng dấu của người đại diện pháp lý của cả bên gửi và bên nhận để làm chứng nhận về việc giao nhận hàng;
• Ghi chú bổ sung (nếu cần): Bất kỳ thông tin bổ sung nào cần thiết hoặc yêu cầu đặc biệt khác.

Cách trình bày biên bản giao hàng hóa 

Dưới đây là mẫu trình bày đơn giản mà doanh nghiệp có thể tham khảo theo:

Tên Công Ty: [Bên trái]

Quốc Hiệu và Tiêu Ngữ: [Bên phải]

*”BIÊN BẢN BÀN GIAO HÀNG HÓA”*

Căn cứ vào hợp đồng mua bán hàng hóa và thỏa thuận, chúng tôi lập biên bản bàn giao hàng hoá với các thông tin chi tiết như sau:

• Ngày/Tháng/Năm Lập Biên Bản
• Thông tin người giao:

• • Họ và Tên;
  • Địa chỉ;
  • Số điện thoại.
• Thông tin người nhận:
  • Họ và Tên;
  • Địa chỉ;
  • Số điện thoại.
• Thông tin về hàng hoá được giao:
  • Mô tả hàng hóa;
  • Số lượng;
  • Đơn vị tính;
  • Trạng thái hàng hóa.
• Chữ ký xác nhận:
  • Chữ ký người giao hàng;
  • Tên người giao hàng;
  • Chữ ký người nhận hàng;
  • Tên người nhận hàng.

Mẫu trên chỉ dưới dạng tham khảo, các bên liên quan nên thảo luận để thêm các nội dung phù hợp với chính sách doanh nghiệp.

Lưu ý gì khi lập biên bản giao hàng hóa?

Đảm bảo rằng thông tin của bên bán và bên mua là đầy đủ và chính xác. Thông tin này bao gồm tên đơn vị, địa chỉ, số điện thoại, và mã số thuế, cũng như tên người đại diện.

Lập biên bản bàn giao hàng hóa cần diễn ra đồng thời với việc ký hợp đồng mua bán hoặc ngay sau quá trình giao nhận hàng. Điều này giúp tránh sai sót và duy trì sự chặt chẽ trong quá trình giao nhận.

Đảm bảo có chữ ký và đóng dấu của cả hai bên để chứng minh sự đồng tình và chấp nhận thông tin trong biên bản. Nếu thiếu bất kỳ một trong hai yếu tố này, giá trị pháp lý của biên bản có thể bị ảnh hưởng.

Lập ít nhất hai bản của biên bản bàn giao hàng hóa, với mỗi bên giữ một bản. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và cung cấp chứng cứ chính xác trong trường hợp có tranh chấp.

Biên bản bàn giao hàng hóa phải phản ánh đúng nội dung của hợp đồng mua bán để làm chứng cứ cho việc thực hiện hợp đồng. Sự khớp lệ giữa hai tài liệu này là quan trọng để chứng minh việc giao nhận hàng hóa theo đúng cam kết trong hợp đồng.

Các câu hỏi liên quan đến biên bản bàn giao hàng hóa

1. Biên bản bàn giao hàng hoá là gì?

Biên bản bàn giao hàng hoá là loại tài liệu làm minh chứng cho quá trình giao nhận hàng hoá thành công được các bên liên quan gồm bên giao và bên nhận làm chủ thể ký kết.

2. Biên bản bàn giao hàng hoá cần có nội dung cần thiết nào?

Các nội dung cơ bản cần có như: tên, đơn vị bán hàng, thông tin đơn vị giao và bên nhận hàng, các thông tin liên quan đến hàng hoá, còn phải kèm theo chữ ký và đóng dấu.

3. Biên bản giao hàng hoá dùng làm gì?

Biên bản bàn giao hàng hoá được biên soạn nhằm thể hiện giao dịch đã thành công, bên giao đã giao hàng và bên nhận đã nhận được. Biên bản là chứng từ pháp lý để khi xảy ra vấn đề có thể được sử dụng để giải quyết.

4. Nên tham khảo mẫu biên bản bàn giao hàng hóa ở đâu?

Tham khảo ngay mẫu biên bản bàn giao hàng hóa tại Maudon.net.

>> Tải mẫu biên bản bàn giao hàng hóa vận chuyển – Được tải nhiều nhất.

Trên đây là phần hỗ trợ từ Maudon.net với các thông tin về biên bản bàn giao hàng hoá và các thông tin quan trọng liên quan. Mọi thắc mắc về các loại biên bản bạn có thể liên hệ Maudon.net để nhận được sự hỗ trợ nhanh nhất.