Ngoài việc trau chuốt cho cv xin việc thì việc tìm hiểu, biết cách viết email xin việc là điều mà các ứng viên cần nắm được. Trong bài viết này, maudon.net sẽ cùng các bạn tìm hiểu về email xin việc là gì và cách viết email xin việc chuẩn xác, chuyên nghiệp nhất.
Email xin việc là gì?
Email xin việc là email mà một ứng viên gửi để nộp đơn vào một vị trí việc làm cụ thể. Thông qua thư này, người gửi có thể giới thiệu bản thân mình, trình bày về lịch sử làm việc, các kỹ năng giúp ích cho công việc, và lý do tại sao họ mong muốn làm việc tại tổ chức đó. Email xin việc thường được gửi tới địa chỉ email mà công ty cung cấp trong thông báo tuyển dụng hoặc trên trang web của họ.
Một email xin việc chuyên nghiệp thường có các nội dung cơ bản cần có như sau:
- Tiêu đề chuyên nghiệp: Tiêu đề nên làm rõ mục đích của email và đưa ra thông điệp chính một cách ngắn gọn. Ví dụ: “Xin vị trí [tên vị trí ứng tuyển] – [Họ và tên của bạn]”;
- Lời mở đầu: Bắt đầu email bằng cách chào hỏi người nhận một cách lịch sự, ví dụ như “Kính gửi Ông/Bà [tên người nhận]”;
- Tóm tắt về bản thân: Trong phần này, bạn nên giới thiệu về bản thân một cách ngắn gọn, bao gồm tên, bằng cấp, kinh nghiệm làm việc liên quan và các kỹ năng chính;
- Lý do bạn muốn làm việc tại công ty đó: Đưa ra lí do cụ thể tại sao bạn muốn gia nhập công ty hoặc tổ chức đó. Bạn có thể đề cập đến mục tiêu nghề nghiệp, sự phát triển cá nhân, hoặc cách mà bạn tin rằng bạn có thể đóng góp vào công ty;
- Đề cập đến kinh nghiệm và kỹ năng của bạn: Đề cập đến các kỹ năng và kinh nghiệm mà bạn có, và làm thế nào chúng phù hợp với yêu cầu của vị trí ứng tuyển;
- Kết luận: Kết thúc email bằng lời cảm ơn vì sự cân nhắc và thể hiện mong muốn được phỏng vấn để trao đổi thêm về khả năng hợp tác;
- Thông tin liên lạc: Đảm bảo rằng bạn cung cấp thông tin liên lạc chính xác để họ có thể dễ dàng liên hệ lại với bạn.
Tham khảo và tải mẫu email xin việc mới nhất
Tải mẫu email xin việc tại Maudon.net.
Kính gửi Mr/Mrs [tên người nhận] - [chức danh người nhận], [tên công ty] ,
Em là [Tên của bạn] - Cử nhân tốt nghiệp ngành [...] tại Đại học [...].
Em có đọc được thông tin tuyển dụng vị trí [tên vị trí] của quý công ty. Dù mới ra trường nhưng sau khi đọc bản mô tả công việc và các yêu cầu liên quan, em nhận thấy mình có thể là ứng viên phủ hợp. Trong suốt thời gian học tập, em đã tích lũy được nhiều kiến thức và kỹ năng liên quan, cùng với đó là một tinh thần học hỏi không ngừng. Em tin rằng những điều này sẽ giúp em đáp ứng tốt nhu cầu của công ty.
Trong thời gian học tại [Tên trường], em đã chú trọng việc học thực hành và tham gia vào nhiều dự án [liên quan đến lĩnh vực công ty bạn đang xin việc]. Một số thành tựu nổi bật của em bao gồm [Mô tả một số dự án hoặc thành tựu đạt được].
Em rất ấn tượng với sứ mệnh và giá trị cốt lõi của [Tên công ty] . Em tin rằng với tinh thần nhiệt huyết, sự sáng tạo và khả năng làm việc nhóm hiệu quả, em sẽ có thể đóng góp cho sự phát triển chung của [Tên công ty]. Rất mong có cơ hội được gặp và trao đổi trực tiếp với quý công ty để em có thể trình bày rõ hơn về khả năng và động lực của mình.
Em xin gửi kèm CV xin việc của mình để anh/chị có thể biết thêm thông tin.
Cám ơn anh/chị đã xem xét email của em, rất mong sớm nhận được phản hồi từ anh/chị.
Trân trọng.
Cách viết email xin việc chuẩn xác và chuyên nghiệp
1. Tiêu đề email
Trong trường hợp nhà tuyển dụng đã chỉ định tiêu đề, việc của bạn sẽ đơn giản hơn nhiều. Chỉ cần sao chép mẫu đã được cung cấp và thay thế thông tin cá nhân của bạn vào đó. Điều này giúp họ dễ dàng lọc và tăng hiệu quả trong quá trình tuyển dụng.
Nếu không có yêu cầu cụ thể về tiêu đề, bạn cần đảm bảo tiêu đề email của mình ngắn gọn và chứa đủ thông tin. Một mẫu tiêu đề có thể là: “Tên của bạn – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty – Ngày ứng tuyển”.
2. Phần mở đầu email xin việc
Bắt đầu email bằng cụm từ “Kính gửi” sẽ thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng. Nếu bạn biết ai là người sẽ nhận email, hãy viết “Kính gửi Anh/Chị [Họ] – [Bộ phận]”.
Ví dụ: Kính gửi Chị Nguyễn Văn A – Bộ phận Tuyển dụng hoặc Kính gửi Bộ phận Nhân sự – Công ty ABC.
3. Nội dung chính email xin việc
Trong phần nội dung chính, bạn cần tự mình thể hiện. Hãy cung cấp thông tin quan trọng nhất để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Nội dung email nên bao gồm:
- Thông tin cá nhân: Tên đầy đủ, trường học hoặc nơi làm việc hiện tại,…
- Mục đích: Đề cập rõ vị trí bạn đang ứng tuyển và nơi bạn biết thông tin tuyển dụng đó.
- Giới thiệu: Mục tiêu nghề nghiệp, kỹ năng, và kinh nghiệm làm việc để chứng tỏ bạn là ứng viên lý tưởng.
- Kèm theo: Đính kèm hồ sơ xin việc, CV, portfolio (nếu có).
4. Phần kết email xin việc
Cuối email, đừng quên gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng đã cung cấp cơ hội cho bạn và dành thời gian xem xét đơn của bạn. Bày tỏ sự mong đợi phản hồi từ công ty. Với điều này, bạn đã hoàn thành phần lớn công việc.
Một phần thường bị bỏ qua nhưng rất quan trọng khi viết email xin việc là chữ ký email. Chữ ký email không chỉ là một dấu hiệu của sự chuyên nghiệp mà còn là cách để bạn tự giới thiệu mình một cách đầy đủ và chính xác. Một mẫu chữ ký email thường bao gồm:
- Họ và tên của bạn;
- Số điện thoại liên hệ;
- Tên bộ phận và tên công ty;
- Các thông tin liên lạc khác như địa chỉ Facebook, website, hoặc địa chỉ nhà.
Nếu bạn chưa biết cách tạo chữ ký trong email, bạn có thể thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Nhấn vào phần cài đặt – setting;
- Bước 2: Tại mục tab General, chọn mục chữ ký;
- Bước 3: Trong khung chữ ký hiện ra, bạn có thể chỉnh sửa chữ ký theo ý của mình và sau đó nhấn nút lưu thay đổi (save).
Việc có một chữ ký email chuyên nghiệp sẽ giúp làm nổi bật email xin việc của bạn và gây ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng.
5. Lưu ý khi gửi các file đính kèm theo email
Trước khi gửi email, hãy kiểm tra kỹ số lượng và nội dung của các tệp tin để đảm bảo bạn gửi đầy đủ và chính xác.
Hơn nữa, khi đặt tên cho các tệp tin, hãy sử dụng một tên dễ nhớ và có liên quan đến nội dung của tài liệu đó. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận biết và lưu trữ thông tin của bạn. Ví dụ, bạn có thể đặt tên tệp tin là “Nguyễn Minh Anh – CV ứng viên vị trí Digital Marketing”.
Ngoài ra, khi đính kèm CV, hãy sử dụng định dạng PDF để đảm bảo bảo toàn cấu trúc và chất lượng của tài liệu. Hạn chế việc xuất CV dưới dạng ảnh và chèn trực tiếp vào email, vì điều này có thể làm mất rõ nét và gây khó khăn cho việc tiếp cận thông tin của bạn.
Nhớ rằng, một cách chuyên nghiệp trong việc gửi email xin việc là đảm bảo tất cả các tệp tin đính kèm đều được chuẩn bị và định dạng một cách chính xác.
Email xin việc và thư xin việc khác nhau như thế nào?
Có khá nhiều người thường nhầm lẫn giữa email xin việc và thư xin việc, nhưng thực tế chúng không hoàn toàn giống nhau.
Email xin việc là nội dung được viết trực tiếp trong email, giới thiệu về bản thân và vị trí ứng tuyển. Trong khi đó, thư xin việc (cover letter) là một tệp tin được đính kèm trong email xin việc, thường đi kèm với các tài liệu như Portfolio hay CV. Cả hai có những điểm giống và khác nhau sau:
1. Điểm giống nhau
Cả email xin việc và thư xin việc đều được sử dụng để xin việc, với mục đích chính là giới thiệu bản thân và làm nổi bật ứng viên trong mắt nhà tuyển dụng. Thường thì cả hai được gửi trước khi buổi phỏng vấn diễn ra.
>> Tải miễn phí: Mẫu đơn xin việc file word.
2. Điểm khác nhau
Thư xin việc thường là một phần của bộ hồ sơ xin việc, tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của nhà tuyển dụng. Trong khi đó, email xin việc thường là bắt buộc vì nó là phương tiện chính để gửi CV.
Thư xin việc thường được thiết kế để trông chuyên nghiệp và thu hút sự chú ý, có thể bao gồm cả hình ảnh. Trong khi email xin việc không thể thiết kế và chỉ có thể đính kèm hình ảnh.
Việc nhận phản hồi từ nhà tuyển dụng thường nhanh hơn khi gửi email, vì bạn có thể đáp ứng nhanh chóng theo yêu cầu của họ. Tuy nhiên, khi gửi thư xin việc tại công ty, bạn thường phải chờ đợi nhà tuyển dụng liên hệ trước.
Các câu hỏi liên quan đến email xin việc
1. Email xin việc là gì?
Email xin việc là email mà một ứng viên gửi để nộp đơn vào một vị trí việc làm cụ thể. Thông qua thư này, người gửi có thể giới thiệu bản thân mình, trình bày về lịch sử làm việc, các kỹ năng giúp ích cho công việc, và lý do tại sao họ mong muốn làm việc tại tổ chức đó.
2. Nội dung của email xin việc gồm những gì?
Một email xin việc chuyên nghiệp thường có các nội dung cơ bản cần có như sau:
- Tiêu đề chuyên nghiệp;
- Lời mở đầu;
- Tóm tắt về bản thân;
- Lý do bạn muốn làm việc tại công ty đó;
- Đề cập đến kinh nghiệm và kỹ năng của bạn;
- Kết luận;
- Thông tin liên lạc;
3. Gửi email xin việc vào thời gian nào là tốt nhất?
Thời gian tốt nhất để gửi email xin việc là vào buổi sáng sớm hoặc là sau 21h tối khoảng từ thứ 3 đến thứ 5, vì đây là khoảng thời gian nhà tuyển dụng hay kiểm tra email vào đầu ngày hoặc kết thúc ngày.
Bài viết trên là phần thông tin hỗ trợ của Maudon.net về mẫu email xin việc và các vấn đề liên quan để giúp các bạn có cái nhìn tổng quát hơn về loại văn bản này.
Nếu có câu hỏi nào thắc mắc về bài viết ở trên hoặc muốn được tư vấn, tham khảo các loại mẫu đơn thì đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với Maudon.net để được tư vấn nhanh chóng, tận tình nhất nhé!
