Tải mẫu biên bản hủy hóa đơn – Quy định hồ sơ hủy hóa đơn

Trong bài viết này, Maudon.net sẽ cung cấp cho các bạn các thông tin về biên bản huỷ hoá đơn và những vấn đề xoay quanh cách hủy hóa đơn. Bắt đầu tìm hiểu thôi nhé!

Biên bản huỷ hoá đơn là gì?

Biên bản huỷ hoá đơn là một tài liệu chứng từ được tạo ra để ghi lại quá trình huỷ bỏ hoặc sửa đổi một hoá đơn đã được phát hành trước đó. Điều này thường xảy ra khi có sự cần thiết phải điều chỉnh thông tin trên hóa đơn, chẳng hạn như sửa đổi số lượng sản phẩm/dịch vụ, thay đổi giá cả hoặc cần huỷ bỏ hoá đơn do lý do nào đó.

Biên bản huỷ hoá đơn thường chứa các thông tin như số hoá đơn, ngày phát hành, lý do cần huỷ hoá đơn hoặc thông tin về việc điều chỉnh hoá đơn. Điều này giúp tạo ra một bản ghi chính xác về quá trình điều chỉnh hoá đơn để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến quản lý tài chính và kế toán.

Tải mẫu biên bản huỷ hoá đơn chuẩn nhất

Tải mẫu biên bản huỷ hoá đơn tại Maudon.net.

Phân biệt hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn

Để phân biệt rõ ràng giữa hai khái niệm “tiêu hủy hóa đơn” và “hủy hóa đơn,” ta có thể xem xét các điểm sau:

1. Tiêu hủy hóa đơn là gì?

• Hóa đơn biến mất hoàn toàn và không còn tồn tại trên hệ thống thông tin;
• Không thể tìm thấy hóa đơn đó trong hệ thống thông tin được nữa;
• Điều này chỉ xảy ra khi hóa đơn đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của kế toán;
• Mục đích chính là loại bỏ hoàn toàn hóa đơn khỏi hệ thống, không thể khôi phục lại thông tin của hóa đơn sau khi tiêu hủy.

2. Hủy hóa đơn là gì?

• Hóa đơn không còn giá trị sử dụng nhưng vẫn tồn tại trên hệ thống thông tin;
• Có thể rà soát, tra cứu được thông tin của hóa đơn này;
• Có thể thực hiện hủy hóa đơn nhiều lần nếu cần;
• Mục đích chính là làm cho hóa đơn không còn có giá trị pháp lý trong quá trình thanh toán và sử dụng, nhưng vẫn giữ lại thông tin để phục vụ cho các mục đích kiểm tra, kiểm soát sau này.

Như vậy, điểm khác biệt chính giữa hai khái niệm này nằm ở mức độ biến mất của hóa đơn trên hệ thống thông tin và khả năng truy cập, tra cứu thông tin của hóa đơn đó sau khi thực hiện nghiệp vụ.

Biên bản huỷ hoá đơn được sử dụng trong các trường hợp nào?

Theo quy định của pháp luật tại Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC đã chỉ ra các trường hợp huỷ hoá đơn phải lập biên bản:

• Hóa đơn in sai, in trùng hoặc in thừa phải được hủy trước khi hợp đồng đặt in hóa đơn được thanh lý;
• Hóa đơn không còn được sử dụng phải được hủy. Thời hạn hủy hóa đơn là 30 ngày, tính từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Trong trường hợp cơ quan thuế thông báo hóa đơn đã hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ gia đình hoặc cá nhân phải hủy hóa đơn trong thời hạn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm thấy lại hóa đơn đã mất.

• Các loại hóa đơn đã được lập bởi đơn vị kế toán sẽ được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán;
• Các loại hóa đơn chưa được lập nhưng là vật chứng trong các vụ án sẽ không được hủy mà sẽ được xử lý theo quy định của pháp luật;
• Đối với hoá đơn điện tử.

Thông tư này cũng điều chỉnh việc xử lý các loại hóa đơn chưa được lập nhưng là vật chứng trong các vụ án theo quy định của pháp luật.

>> Tải ngay: Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.

Quy định về hồ sơ huỷ hoá đơn

Theo Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm các thông tin sau:

• Quyết định tổ chức, thành lập hội đồng hủy hóa đơn;
• Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy, trong đó ghi rõ chi tiết như: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (bắt đầu từ số… đến số… hoặc nêu chi tiết từng số hóa đơn nếu không liên tục);
• Biên bản hủy hóa đơn;
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn cần bao gồm các thông tin sau: loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy (từ số… đến số…), lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy;
• Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ gia đình hoặc cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Thông báo kết quả hủy hóa đơn cần được lập thành 2 bản, một bản lưu trữ và một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp không quá 5 ngày từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.

>> Xem thêm: Bảng đối chiếu công nợ.

Các câu hỏi liên quan đến biên bản huỷ hoá đơn

1. Biên bản huỷ hoá đơn là gì?

Biên bản huỷ hoá đơn là một tài liệu chứng từ được tạo ra để ghi lại quá trình huỷ bỏ hoặc sửa đổi một hoá đơn đã được phát hành trước đó. Điều này thường xảy ra khi có sự cần thiết phải điều chỉnh thông tin trên hóa đơn, chẳng hạn như sửa đổi số lượng sản phẩm/dịch vụ, thay đổi giá cả, hoặc cần huỷ bỏ hoá đơn do lý do nào đó.

2. Khi chấm dứt mua bán, huỷ dịch vụ thì có cần huỷ hoá đơn không?

Trong trường hợp phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ sau khi đã xuất hóa đơn thu tiền trước, quy trình hủy hóa đơn điện tử thông thường như sau:

1. Trình báo việc huỷ hoá đơn điện tử đến cơ quan thuế:

Người bán tiến hành thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT. Thông báo này cần ghi rõ thông tin về loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy, lý do hủy, ngày giờ hủy, và phương pháp hủy.

2. Tiến hành huỷ hoá đơn trên phần mềm:

Sau khi có thông báo hủy từ cơ quan thuế, người bán tiến hành hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm theo quy định của hệ thống quản lý hóa đơn điện tử. Quá trình này đảm bảo rằng hóa đơn bị hủy sẽ không còn có giá trị sử dụng trong giao dịch kinh doanh.

3. Lập biên bản hủy hóa đơn:

Người bán lập biên bản hủy hóa đơn để ghi nhận quá trình hủy hóa đơn điện tử đã được thực hiện.Biên bản hủy cần có thông tin chi tiết về hóa đơn hủy, thông tin người hủy, ngày giờ hủy, và chữ ký xác nhận của các bên liên quan.

3. Thời hạn lưu trữ tối đa của hoá đơn điện tử là bao lâu?

Theo quy định của Luật kế toán, mỗi loại hóa đơn điện tử sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau, tối đa là 10 năm. Khi đến thời hạn lưu trữ và không có quyết định nào khác từ cơ quan nhà nước, doanh nghiệp cần tiến hành hủy số lượng hóa đơn điện tử đang hiện hành.

Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý khi hủy là đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn chưa hủy và dữ liệu thông tin vẫn được bảo tồn và hoạt động tốt.

Việc này đảm bảo rằng các thông tin quan trọng không bị mất mát hay bị thay đổi không đáng kể sau quá trình hủy hóa đơn điện tử. Điều này cũng giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định và bảo vệ được quyền lợi của mình trong quá trình lưu trữ và xử lý hóa đơn điện tử.

Bài viết trên là phần thông tin hỗ trợ của Maudon.net về mẫu biên bản huỷ hoá đơn và các vấn đề liên quan để giúp các bạn có cái nhìn tổng quát hơn về loại văn bản này. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến bài viết trên hoăc có câu hỏi nào về các loại mẫu đơn thì hãy liên hệ ngay với maudon.net để nhận được sự tư vấn nhanh chóng nhất nhé!