Mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất download miễn phí

Công nợ là gì? Tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất. Các yêu cầu đối với bảng đối chiếu công nợ – nguyên tắc đối chiếu và quy trình đối chiếu công nợ.

Công nợ là gì?

Công nợ là số tiền mà một cá nhân hoặc tổ chức còn nợ lại cho người khác, tổ chức khác sau khi đã tiêu hết hoặc sử dụng một dịch vụ mà họ chưa thanh toán hoặc trả tiền. Công nợ có thể bao gồm các khoản vay ngân hàng, nợ thẻ tín dụng, nợ cho nhà cung cấp hoặc bất kỳ khoản nợ nào khác mà 1 cá nhân hoặc doanh nghiệp phải trả.

Công nợ có thể được chia làm 2 loại:

• Công nợ phải trả: Số tiền trên các hóa đơn nhập hàng hóa từ nhà cung cấp nhưng công ty chưa tiến hành thanh toán;
• Công nợ phải thu: Số tiền mà công ty sẽ phải nhận được khi hoàn thành hợp đồng mua bán nhưng khách hàng chưa tiến hành thanh toán cho công ty khi đã quá hạn.

Tìm hiểu về đối chiếu công nợ

1. Đối chiếu công nợ là gì?

Đối chiếu công nợ là quá trình so sánh các khoản công nợ của doanh nghiệp trên sổ sách với các số liệu thực tế từ các hợp đồng giao dịch đã thực hiện. Sau khi đối chiếu, doanh nghiệp cần tổng hợp đầy đủ các thông tin và chứng cứ đã được hai bên xác nhận để làm bằng chứng cho tính xác thực của các số liệu này.

Để dễ hiểu hơn về khái niệm đối chiếu công nợ, cần hiểu thêm về định nghĩa công nợ. Công nợ doanh nghiệp là số tiền mà doanh nghiệp còn nợ lại sau khi phát sinh thanh toán với một cá nhân hay đối tác khác trong quá trình mua bán hàng hóa, dịch vụ. Kế toán công nợ là người chịu trách nhiệm theo dõi các khoản công nợ này trong công ty hoặc tổ chức.

2. Biên bản đối chiếu công nợ là gì?

Biên bản đối chiếu công nợ là tài liệu ghi lại quá trình doanh nghiệp so sánh các con số công nợ trên sổ sách với số liệu từ hợp đồng. Biên bản này bao gồm các chứng cứ xác thực của hai bên, làm bằng chứng cho tính chính xác của các số liệu trong sổ sách.

Biên bản đối chiếu công nợ rất quan trọng, là căn cứ để kiểm tra và xác minh việc thanh toán công nợ giữa các bên liên quan.

3. Các nguyên tắc trong việc đối chiếu công nợ

Để việc đối chiếu công nợ chính xác và theo đúng quy trình, các doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Đảm bảo tuân thủ mọi điều kiện liên quan đến chủ thể đối chiếu công nợ theo quy định pháp luật;
• Các nội dung liên quan đến việc đối chiếu công nợ phải không vi phạm quy định pháp luật và các giá trị đạo đức xã hội;
• Nguyên tắc đối chiếu công nợ nên được xây dựng dựa trên tinh thần tự nguyện và tôn trọng lẫn nhau giữa các bên;

• Việc đối chiếu công nợ phải được trình bày bằng văn bản, hay còn gọi là biên bản đối chiếu công nợ. Dựa vào biên bản này hoặc hình thức tương đương, các doanh nghiệp sẽ kiểm tra tình trạng thanh toán nghĩa vụ tài chính của các bên. Đây là tài liệu quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và việc kê khai thuế với cơ quan nhà nước. 

4. Mục đích khi lập biên bản đối chiếu công nợ 

Việc lập biên bản đối chiếu công nợ giữa nhà cung cấp và khách hàng rất quan trọng trong quyết toán thuế. Biên bản này giúp các bên kiểm tra tình trạng thanh toán tiền hàng của bên bán và bên mua, kiểm soát các đơn hàng có hóa đơn giá trị gia tăng từ 20 triệu đồng trở lên, và đảm bảo việc thanh toán đúng theo quy định.

Sử dụng biên bản công nợ hay biên bản đối chiếu công nợ giúp kế toán viên kiểm soát chính xác tình trạng thanh toán các khoản nợ giữa khách hàng và doanh nghiệp, nhà cung cấp, theo đúng điều khoản hợp đồng kinh tế đã ký kết, đồng thời đánh giá tính chính xác của các khoản nợ còn lại.

Tải mẫu biên bản đối chiếu công nợ mới nhất!

Các yêu cầu đối với bảng đối chiếu công nợ 

Biên bản đối chiếu công nợ không chỉ quan trọng trong quá trình thanh toán mà sau khi kết thúc, nó còn là cơ sở để lập biên bản thanh lý hợp đồng. Thiếu biên bản đối chiếu công nợ, doanh nghiệp hoặc bên trả nợ sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc theo dõi tiến trình thanh toán, và dễ dẫn đến tranh chấp giữa các bên.

Yêu cầu đối với biên bản đối chiếu công nợ: để tránh sai sót, biên bản đối chiếu công nợ cần đảm bảo các yêu cầu sau:

• Ghi rõ tên của cả 2 bên: Bao gồm tên công ty, doanh nghiệp hoặc cá nhân;
• Số biên bản đối chiếu: Mỗi biên bản cần có số hiệu riêng của doanh nghiệp;
• Địa điểm và thời gian lập biên bản: Cần ghi rõ nơi và thời gian lập biên bản đối chiếu công nợ;
• Giấy tờ liên quan: Bao gồm các chứng từ, căn cứ của khoản công nợ;
• Thông tin của hai bên: Điền đầy đủ thông tin của bên mua và bên bán;
• Số liệu công nợ: Ghi chính xác và chi tiết các số liệu liên quan đến công n;
• Kết luận công nợ: Nếu khoản tiền chưa được thanh toán đúng hạn, cần ghi rõ ngày, tháng và hạn trả;
• Chữ ký và con dấu: Biên bản phải có đầy đủ chữ ký và con dấu của cả hai bên.

Lưu ý:

• Khi lập biên bản đối chiếu công nợ, người lập biên bản cần đảm bảo thông tin điền chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Tránh sai sót tự ý vì có thể gây ra hậu quả không lường;
• Dù biên bản có chi tiết và đầy đủ đến đâu, nếu thiếu chữ ký và con dấu của cả hai bên mua và bán, biên bản sẽ mất hiệu lực hoàn toàn. Do đó, việc ký kết và đóng dấu là rất quan trọng để đảm bảo giá trị pháp lý của biên bản đối chiếu công nợ.

>> Tham khảo thêm: Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.

Quy trình đối chiếu công nợ chi tiết

Bên cạnh việc tuân thủ các nguyên tắc đối chiếu công nợ, việc thực hiện đúng quy trình đối chiếu công nợ cũng là bước cực kỳ quan trọng. Dưới đây là quy trình đối chiếu công nợ phải thu và công nợ phải trả mà doanh nghiệp cần thực hiện.

1. Quy trình đối chiếu công nợ phải thu

Để thực hiện đúng quy trình đối chiếu công nợ phải thu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ sau:

• Biên bản đối chiếu công nợ: Khách hàng sẽ xác nhận công nợ và gửi lại cho doanh nghiệp;
• Thông báo về công nợ hoặc sổ chi tiết công nợ phải thu: Giúp khách hàng kiểm tra và đối chiếu nếu có sai lệch;
• Xử lý sai lệch: Nếu thông tin có sai lệch, khách hàng sẽ chủ động chỉnh sửa dựa trên số liệu thực tế;
• Sao lưu biên bản đối chiếu: Sau khi biên bản đối chiếu công nợ được khách hàng xác nhận, doanh nghiệp cần sao lưu để phục vụ cho việc quyết toán báo cáo tài chính.

2. Quy trình đối chiếu công nợ phải trả

Đối với quy trình đối chiếu công nợ phải trả, doanh nghiệp cần chuẩn bị các chứng từ sau để gửi lại cho nhà cung cấp:

• Biên bản đối chiếu công nợ: Nhà cung cấp kiểm tra và xác nhận công nợ, sau đó gửi lại biên bản cho doanh nghiệp;
• Sổ sách chi tiết công nợ phải trả: Nhà cung cấp sẽ kiểm tra và đối chiếu nếu có thông tin hoặc số liệu bị chênh lệch;
• Xử lý chênh lệch: Nếu có sự chênh lệch, cần chỉnh sửa lại số liệu và thông tin theo thực tế một cách chính xác;
• Lưu trữ biên bản đối chiếu: Sau khi biên bản đối chiếu công nợ được nhà cung cấp xác nhận, doanh nghiệp cần lưu trữ để phục vụ cho việc quyết toán báo cáo tài chính.

Tuân thủ đúng quy trình đối chiếu công nợ giúp doanh nghiệp và đối tác dễ dàng kiểm soát tình trạng thanh toán, tránh sai sót và tranh chấp.

Biên bản đối chiếu công nợ đã được xác nhận là tài liệu quan trọng trong quá trình quyết toán báo cáo tài chính, giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp (mẫu số 03/TNDN).

Các câu hỏi thường gặp về biên bản đối chiếu công nợ

1. Đối chiếu công nợ được hiểu là gì?

Đối chiếu công nợ là quá trình so sánh các khoản công nợ của doanh nghiệp trên sổ sách với các số liệu thực tế từ các hợp đồng giao dịch đã thực hiện. Sau khi đối chiếu, doanh nghiệp cần tổng hợp đầy đủ các thông tin và chứng cứ đã được hai bên xác nhận để làm bằng chứng cho tính xác thực của các số liệu này.

2. Công nợ là gì?

Công nợ là số tiền mà một cá nhân hoặc tổ chức còn nợ lại cho người khác, tổ chức khác sau khi đã tiêu hết hoặc sử dụng một dịch vụ mà họ chưa thanh toán hoặc trả tiền. Công nợ có thể bao gồm các khoản vay ngân hàng, nợ thẻ tín dụng, nợ cho nhà cung cấp, hoặc bất kỳ khoản nợ nào khác mà một cá nhân hoặc doanh nghiệp phải trả.

3. Có bao nhiêu loại công nợ?

Công nợ có thể được chia làm hai loại:

• Công nợ phải trả: số tiền trên các hóa đơn nhập hàng hóa từ nhà cung cấp nhưng công ty chưa tiến hành thanh toán;
• Công nợ phải thu: là số tiền mà công ty sẽ phải nhận được khi hoàn thành hợp đồng mua bán nhưng khách hàng chưa tiến hành thanh toán cho công ty khi đã quá hạn.