Tải biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Vai trò của biên bản

Biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử là gì là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp thắc mắc khi phát sinh những trường hợp cần điều chỉnh nội dung hoặc số liệu trên hoá đơn điện tử đã ký và gửi cho khách hàng.

Tuy không phải là loại biên bản quá quan trọng nhưng biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử cũng cần đáp ứng các nội dung cần thiết để thể hiện rõ sự sửa đổi do sai sót. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử, vai trò và một số điều lưu ý khi lập biên bản sửa đổi này nhé!

Biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử là gì?

Biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử là bản thông tin ghi chép các thay đổi cần được thực hiện trên một hoá đơn điện tử đã được phát hành trước đó. Thông tin có thể được điều chỉnh bao gồm số lượng hàng hóa, giá cả, thuế, hoặc các chi tiết khác mà có sự thay đổi so với hoá đơn gốc.

Lý do để tạo ra biên bản điều chỉnh hoá đơn có thể là để sửa lỗi, điều chỉnh thông tin sai sót, thay đổi thông tin sau khi hoá đơn đã được phát hành, hoặc điều chỉnh các thông tin liên quan đến thuế và hoàn trả.

Quy trình xử lý biên bản điều chỉnh thường yêu cầu sự đồng thuận từ cả bên phát hành và bên nhận hoá đơn để đảm bảo sự chính xác và hiệu quả của các điều chỉnh được thực hiện.

Tải biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

1. Tải mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn

2. Tải thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát (mẫu số 01/TB-RSĐT)

Vai trò của biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử sai sót

Biên bản điều chỉnh là một công cụ quan trọng trong quản lý hóa đơn điện tử, giúp điều chỉnh thông tin liên quan đến các giao dịch mua bán, cung cấp dịch vụ, hay các giao dịch khác. Vai trò của nó rất quan trọng mà mọi người cần nắm được:

Điều chỉnh sai sót

Biên bản điều chỉnh được sử dụng để chỉnh sửa những sai sót hoặc thông tin không chính xác trên hoá đơn điện tử đã phát hành trước đó. Điều này giúp bảo đảm tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính và giao dịch kinh doanh.

Thay đổi thông tin hợp đồng

Khi có thay đổi trong hợp đồng gốc, chẳng hạn như thay đổi giá, số lượng, hoặc các điều kiện giao dịch khác, biên bản điều chỉnh có thể được sử dụng để cập nhật thông tin này trên hoá đơn.

Điều chỉnh thuế và các chi phí khác

Trong trường hợp có sự thay đổi về thuế suất hoặc các chi phí khác liên quan đến giao dịch, biên bản điều chỉnh giúp thể hiện chính xác các thông tin này trên hoá đơn điện tử.

Bảo đảm tuân thủ pháp luật

Việc sử dụng biên bản điều chỉnh cũng giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến quản lý hóa đơn và báo cáo thuế. Các báo cáo sai lệch về mã số thuế là điều mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều muốn giải quyết càng sớm càng tốt.

Chứng minh sự đồng thuận

Biên bản điều chỉnh có vai trò quan trọng trong việc chứng minh sự đồng thuận sửa chữa sai sót giữa các bên tham gia giao dịch. Nó thể hiện rõ ràng những thay đổi được thực hiện và được ký xác nhận bởi cả bên mua và bên bán.

Bảo vệ quyền lợi của cả hai bên

Nếu có vấn đề về nội dung của hoá đơn điện tử, biên bản điều chỉnh có thể giúp giải quyết tranh chấp bằng cách ghi chép các thỏa thuận mới hoặc các điều chỉnh đáng kể.

Hỗ trợ kiểm tra và kiểm tra

Biên bản điều chỉnh là một phần quan trọng trong việc kiểm tra, giúp đảm bảo mọi thông tin đều chính xác và phù hợp với các quy định đặt ra từ trước. 

Trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 20 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử phát hiện sai sót trong nội dung, có 3 trường hợp cụ thể:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được lập và gửi cho người mua, nhưng chưa giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ, cả người bán và người mua hàng đều chưa kê khai thuế. Trong tình huống này, quy trình xử lý bao gồm việc hủy hóa đơn điện tử đã lập sau khi có sự đồng ý và xác nhận từ cả hai bên.

Hóa đơn điện tử đã bị hủy vẫn phải được lưu trữ theo quy định, và bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới với dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số… ký hiệu, gửi vào ngày/tháng/năm”.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua và đã giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ và đều đã khai thuế cả người bán và người mua. Đối với trường hợp này, bên bán cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, ghi rõ sai sót và sau đó lập hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Dòng chữ “Điều chỉnh thay thế cho hóa đơn mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày… tháng… năm” nên được đặt vào. Nếu có thỏa thuận trước đó, văn bản thỏa thuận cũng được lập.  

Trường hợp 3: Khi cơ quan thuế phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc không có mã, cơ quan này sẽ thông báo cho người bán thông qua mẫu số 01/TB – RSĐT (thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát) Phụ lục IB được ban hành kèm theo Nghị định.

Người bán được yêu cầu kiểm tra lỗi theo thời hạn quy định trên mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB và thực hiện thông báo với cơ quan thuế, sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA theo Nghị định để báo cáo về quá trình kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập.

Nếu người bán không thông báo trong thời hạn ghi trên mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, cơ quan thuế sẽ tiếp tục thông báo lần 2 theo mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trong trường đã thông báo 2 lần, vượt quá thời hạn thông báo ghi trên mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thực hiện thông báo, cơ quan thuế có thể xem xét chuyển sang quy trình kiểm tra về việc sử dụng hóa đơn điện tử.

Không bắt buộc phải có biên bản điều chỉnh hoá đơn, tuy nhiên 2 bên người bán và người mua đều nên chuẩn bị để tránh gặp các rắc rối về sau khó giải quyết. 

Lưu ý lập biên bản điều chỉnh thông tin hoá đơn điện tử

Ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn cần phải chính xác, trùng khớp với ngày trên hóa đơn gốc. Đồng thời, nội dung trên biên bản phải được mô tả đầy đủ và rõ ràng. Bao gồm mẫu số, ký hiệu, ngày lập của hóa đơn sai và hóa đơn điều chỉnh. Chú ý đặc biệt đến việc biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cần phải có chữ ký của cả hai bên và đóng dấu doanh nghiệp.

Khi xảy ra sai sót trong việc kê khai thuế, doanh nghiệp không được tự ý hủy hóa đơn. Thay vào đó, họ cần lập hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh hóa đơn để bảo đảm tính chính xác của thông tin.

Trường hợp hóa đơn ghi sai thông tin về tên, địa chỉ, người mua nhưng mã số thuế đúng, quy trình này chỉ yêu cầu lập biên bản điều chỉnh mà không cần phải tạo hóa đơn điều chỉnh.

Chữ ký của người lập biên bản và dấu xác nhận của công ty đều là bước quan trọng cần thiết để chứng minh tính xác thực của biên bản điều chỉnh. Hãy luôn kèm theo bản sao của hóa đơn gốc đề phòng các trường hợp rủi ro.

Câu hỏi liên quan đến biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử

1. Biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử là gì?

Trong quá trình tạo hoá đơn điện tử, người tạo đã có một số sai sót thì biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử chính là để giải quyết, ghi lại nội dung các thay đổi cần được thực hiện trên hoá đơn trước đó.

2. Vai trò của biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử là gì?

Chức năng chính của biên bản này là sửa lỗi, điều chỉnh giá trị hoặc thông tin chi tiết trên hoá đơn, đảm bảo tính chính xác và pháp lý. Biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử đóng vai trò quan trọng để đảm bảo rõ ràng, minh bạch và chuẩn mực trong các giao dịch kế toán và tài chính của doanh nghiệp.

3. Cần chú ý gì khi lập biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử

Cần chú ý ngày lập trùng khớp với ngày trên hoá đơn gốc, nội dung phải được trình bày rõ ràng, trực quan. Chú ý mẫu số, ký hiệu, chữ ký của các bên liên quan. 

4. Nên tham khảo mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử ở đâu?

Tham khảo ngay mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử tại Maudon.net.

>> Download biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. 

Trên đây là phần hỗ trợ từ Maudon.net với các thông tin về biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử và các thông tin quan trọng liên quan. Mọi thắc mắc về các loại biên bản bạn có thể liên hệ Maudon.net để nhận được sự hỗ trợ nhanh nhất.