Tải thông báo hóa đơn điện tử có sai sót – mẫu 04/SS-HĐĐT

Việc huỷ hoá đơn điện từ là điều quan trọng phải làm để tránh sai sót về kiểm toán… gây ra các vấn đề lớn về sau. Vậy trường hợp nào thì cần phải huỷ hoá đơn điện tử và cách khắc phục như thế nào? Hãy cùng Maudon.net tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Trường hợp hủy hóa đơn điện tử

Các tình huống hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Điểm b Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, bao gồm:

1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua và có sai sót;
2. Huỷ hoá đơn điện tử trong tình huống người bán tạo hoá đơn khi đã giao dịch xong hoặc đang trong thời gian cung cấp dịch vụ theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020, sau đó việc cung cấp dịch vụ bị hủy hoặc chấm dứt.

Do đó, nếu thuộc hai trường hợp này, người bán phải hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trước ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế có liên quan đến hóa đơn điện tử điều chỉnh.

Ngoài ra còn một số trường hợp huỷ hoá đơn điện tử khác có thể kể như hóa đơn bị sai sót như sai tên người mua, sai số lượng, sai giá trị, hoặc các thông tin quan trọng khác; hóa đơn bị lập trùng và hóa đơn được lập nhưng chưa giao cho người mua.  

Tải mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót

Quy trình, thủ tục huỷ hoá đơn điện tử

Tùy vào từng tình huống cụ thể, quy trình hủy hóa đơn điện tử bị sai sẽ có sự khác biệt. Cụ thể như sau:

➧ Khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót, người bán phải:

• Gửi thông báo cho cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử đã cấp mã nhưng có sai sót. Cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn điện tử sai sót đã lưu trên hệ thống của họ;
• Tạo lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn sai sót, sau đó gửi cho người mua.

➧  Huỷ hoá đơn điện tử trong tình huống người bán tạo hoá đơn khi đã giao dịch xong hoặc đang trong thời gian cung cấp dịch vụ theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và sau đó xảy ra việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ, người bán cần:

• Tự hủy hóa đơn điện tử đã lập trên phần mềm kế toán của doanh nghiệp;
• Tiến hành thông báo cho cơ quan thuế về việc huỷ hoá đơn điện tử theo quy định của pháp luật.

Cụ thể, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ cung cấp là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bất kể đã thu tiền hay chưa;
• Nếu huỷ hoá đơn điện tử trong tình huống người bán tạo hoá đơn khi đã giao dịch xong hoặc đang trong thời gian cung cấp dịch vụ dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là lúc thu tiền (không bao gồm việc thu tiền đặt cọc/tạm ứng để đảm bảo thực hiện các hợp đồng cung cấp dịch vụ như: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá…).

>> Tham khảo thêm: Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.

Cách khắc phục khi huỷ nhầm hoá đơn điện tử 

Để xử lý trường hợp hủy nhầm hóa đơn điện tử, theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình được thực hiện như sau:

Trường hợp 1: Nếu phát hiện lỗi ngay sau khi hủy hóa đơn và chưa gửi thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT, bên bán có thể liên hệ ngay với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn (T-VAN) để được hỗ trợ khôi phục lại hóa đơn.

Trường hợp 2: Nếu phát hiện lỗi sau khi đã gửi thông báo 04/SS-HĐĐT, bên bán cần liên hệ với cơ quan thuế quản lý để yêu cầu không chấp nhận việc hủy hóa đơn. Theo Khoản 4 Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế sẽ xem xét và có quyền từ chối thông báo hủy hóa đơn trong vòng 1 ngày kể từ khi nhận thông báo.

Trường hợp 3: Trong trường có quan thuế đã thông báo việc huỷ hoá đơn (theo mẫu số 01/TB-HĐSS), thì hóa đơn đã bị hủy sẽ không còn giá trị sử dụng nữa.

Công văn 3394/CTLAN-TTHT của Cục thuế tỉnh Long An cũng chỉ rõ rằng nếu đã gửi thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót và đã gửi cho người mua, thì hóa đơn điện tử đó sẽ không còn có giá trị sử dụng.

Để giải quyết trường hợp này, bên bán cần liên hệ với bên mua để lập văn bản thỏa thuận xác nhận lỗi, sau đó lập hóa đơn điện tử mới có mã từ cơ quan thuế và gửi cho người mua theo hướng dẫn tại Điều 21 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Bên bán và bên mua cần chịu trách nhiệm về nội dung thông tin trên các hóa đơn đã hủy và hóa đơn mới được lập.

Đồng thời, bên bán và bên mua cần thực hiện kê khai điều chỉnh bổ sung hồ sơ khai thuế theo quy định tại Điều 47 của Luật Quản lý thuế 2019 và khoản 4 Điều 7 của Nghị định 126/2020/NĐ-CP để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.

>> Xem thêm: Biên bản hủy hóa đơn.

Các câu hỏi liên quan đến các việc huỷ hoá đơn điện tử

1. Huỷ hoá đơn điện tử có thể được hiểu như thế nào?

Huỷ hoá đơn điện tử là quá trình hủy bỏ, làm vô hiệu hoá hoá đơn điện tử đã được phát hành trước đó. Điều này có thể cần thiết khi có sự cố trong việc phát hành hoặc thông tin trên hoá đơn cần được điều chỉnh.

Quá trình huỷ hoá đơn điện tử thường được điều chỉnh bởi các quy định của cơ quan thuế hoặc cơ quan quản lý tương ứng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các giao dịch kinh doanh điện tử.

2. Huỷ hoá đơn điện tử không đúng theo quy định thì bị phạt như thế nào?

Hình phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng áp dụng cho các trường hợp như hủy, tiêu hủy hóa đơn không tuân thủ đúng thủ tục theo quy định pháp luật hoặc không hủy hóa đơn điện tử khi phát sinh sai sót.

Do đó, nếu bên bán thực hiện việc hủy hóa đơn đúng quy trình thông qua mẫu 04/SS-HĐĐT, hành động này sẽ không bị coi là vi phạm và không chịu án phạt như đã quy định.

Trường hợp bên bán hủy hóa đơn mà không đúng quy định, thì sẽ không bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành.

Tuy nhiên, nếu sau khi hủy hóa đơn, bên bán không lập hóa đơn lại hoặc lập hóa đơn sai thời điểm, có thể bị xử phạt vì vi phạm hành vi không lập hóa đơn đúng quy định.

3. Phải cần huỷ hoá đơn điện tử trong các trường hợp nào?

Một số trường hợp huỷ hoá đơn điện tử có thể kể như hóa đơn bị sai sót như sai tên người mua, sai số lượng, sai giá trị, hoặc các thông tin quan trọng khác; hóa đơn bị lập trùng; và hóa đơn được lập nhưng chưa giao cho người mua. 

Có 2 trường hợp được pháp luật quy định:

1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua và có sai sót.
2. Huỷ hoá đơn điện tử trong tình huống người bán tạo hoá đơn khi đã giao dịch xong hoặc đang trong thời gian cung cấp dịch vụ theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020, sau đó việc cung cấp dịch vụ bị hủy hoặc chấm dứt.

Bài viết trên của Maudon.net thông tin về các trường hợp huỷ hoá đơn điện tử và các thông tin liên quan hữu ích khác. Nếu bạn đang có nhu cầu muốn được tư vấn, tham khảo các loại mẫu đơn thì hãy liên hệ ngay với Maudon.net để được tư vấn tận tình nhất nhé!