Vì sao phải quyết toán thuế TNCN? Thời hạn quyết toán thuế TNCN? Cá nhân nộp chậm tờ khai quyết toán thuế TNCN có sao không? Cách lấy file quyết toán.
Quy định về thời hạn quyết toán TNCN
Căn cứ theo điểm b Khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân tự quyết toán chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch, tức là ngày 30/4/2025.
Tuy nhiên:
- Ngày 30/4/2025 là ngày nghỉ lễ (Giải phóng miền Nam 30/4 và Quốc tế Lao động 1/5);
- Theo Thông báo 6150/TB-BLĐTBXH năm 2024, lịch nghỉ lễ 30/4 và 1/5/2025 sẽ kéo dài 5 ngày liên tục từ Thứ tư (30/4/2025) đến Chủ nhật (4/5/2025);
- Theo khoản 5 Điều 148 Bộ luật Dân sự 2015, nếu ngày cuối cùng trùng với ngày nghỉ lễ thì thời hạn được tính đến ngày làm việc tiếp theo.
=> Vì vậy, hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN 2024 đối với cá nhân trực tiếp sẽ là Thứ Hai, ngày 05/5/2025.
>> Xem thêm: 2 cách hoàn thuế TNCN.
Nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN ở đâu?
Theo Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, địa điểm nộp hồ sơ quyết toán được quy định như sau:
1. Cá nhân cư trú có thu nhập từ một nơi và tự khai thuế trong năm
Nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN tại cơ quan thuế nơi cá nhân trực tiếp khai thuế trong năm.
2. Cá nhân cư trú có thu nhập từ hai công việc/nơi trở lên
Nếu có thể xác định nguồn thu nhập lớn nhất: nộp tại cơ quan thuế quản lý nơi có thu nhập lớn nhất.
Nếu không xác định được nguồn thu nhập lớn nhất: cá nhân chọn một trong hai nơi nộp:
- Cơ quan thuế quản lý tổ chức chi trả thu nhập;
- Hoặc cơ quan thuế nơi mình cư trú.
3. Cá nhân cư trú có thu nhập đã được tổ chức chi trả khấu trừ tại nguồn (từ 2 nơi trở lên)
Nếu đã tính giảm trừ gia cảnh tại tổ chức nào thì nộp tại cơ quan thuế quản lý tổ chức đó.
Nếu chuyển nơi làm việc:
- Và tổ chức cuối cùng có tính giảm trừ gia cảnh: nộp tại cơ quan thuế quản lý tổ chức cuối cùng;
- Nếu tổ chức cuối cùng không tính giảm trừ gia cảnh: nộp tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú;
- Nếu không giảm trừ gia cảnh ở bất kỳ nơi nào: nộp tại cơ quan thuế nơi cư trú.
4. Cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, ký HĐLĐ dưới 3 tháng, hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ
Nếu đã bị khấu trừ 10% thuế tại một hoặc nhiều nơi: nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi cư trú.
5. Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công nhưng thời điểm quyết toán không còn làm tại tổ chức nào
Nộp tại cơ quan thuế nơi mình cư trú.
6. Cá nhân cư trú nộp hồ sơ đề nghị giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo
Nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế xử lý hồ sơ giảm thuế.
Hướng dẫn chi tiết thủ tục quyết toán TNCN
Maudon.net sẽ hướng dẫn bạn từng bước thực hiện thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đầy đủ và dễ hiểu cho cả cá nhân lẫn tổ chức:
Bước 1: Xác định đối tượng cần quyết toán thuế
Theo Mục I Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, các đối tượng sau cần tiến hành quyết toán thuế TNCN:
- Cá nhân tự thực hiện quyết toán với cơ quan thuế;
- Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công;
- Cá nhân ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay.
Lưu ý:
Một số trường hợp không phải quyết toán thuế theo Mục II của Công văn 883/TCT-DNNCN.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế
Theo Mục IV Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, hồ sơ quyết toán khác nhau tùy từng đối tượng:
➤ Đối với cá nhân tự quyết toán:
- Tờ khai mẫu 02/QTT-TNCN (Thông tư 80/2021/TT-BTC);
- Phụ lục kê khai người phụ thuộc mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN;
- Bản sao chứng từ khấu trừ, tạm nộp, hoặc nộp thuế ở nước ngoài (nếu có);
- Trường hợp đơn vị chi trả đã ngừng hoạt động, cơ quan thuế sẽ căn cứ dữ liệu có sẵn để Đối với cá nhân cần ủy quyền quyết toán giải quyết thuế TNCN;
- Nếu dùng chứng từ khấu trừ điện tử, cần in bản thể hiện từ bản gốc;
- Bản sao xác nhận thuế hoặc sao kê ngân hàng kèm xác nhận người nộp thuế (nếu có thu nhập từ nước ngoài);
- Bản sao hóa đơn đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có);
- Tài liệu xác minh thu nhập từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc từ nước ngoài;
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc nếu chưa đăng ký trước đó.
>> TẢI MIỄN PHÍ: Bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho cá nhân tự quyết toán.
➤ Đối với tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập:
- Tờ khai mẫu 05/QTT-TNCN;
- Phụ lục kê khai thu nhập theo biểu lũy tiến mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN;
- Phụ lục kê khai theo thuế suất toàn phần mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN;
- Phụ lục kê khai người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN.
>> TẢI MIỄN PHÍ: Hồ sơ ủy quyền quyết toán thuế TNCN dành cho tổ chức.
➤ Đối với cá nhân cần ủy quyền quyết toán thuế TNCN:
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế mẫu 08/UQ-QTT-TNCN (áp dụng từ kỳ thuế 2021).
Bước 3: Nộp hồ sơ nếu trên để quyết toán thuế thuế TNCN
Căn cứ Điều 48 Luật Quản lý thuế 2019 và mục 2 Mục IV Công văn 883/TCT-DNNCN, người nộp thuế có thể nộp hồ sơ theo một trong ba cách:
- Nộp trực tiếp tại nơi cơ quan thuế;
- Gửi hồ sơ qua bưu điện;
- Gửi hồ sơ điện tử thông qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hoặc dịch vụ T-VAN.
Lưu ý về thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ theo Điều 86 Thông tư 80/2021/TT-BTC và khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế:
- Tổ chức chi trả thu nhập: Thời hạn nộp hồ sơ là trước ngày 31/3/2025;
- Cá nhân tự quyết toán: Thời hạn chót là ngày 02/5/2025 (vì ngày 30/4 trùng kỳ nghỉ lễ).
Cách lấy file quyết toán thuế TNCN qua mạng/internet
Người nộp thuế có thể lấy file quyết toán thuế TNCN qua mạng theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập trang web Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế: https://canhan.gdt.gov.vn.
Bước 2: Đăng nhập tài khoản cá nhân (nếu chưa có tài khoản, cần đăng ký).
Bước 3: Chọn mục “Kê khai trực tuyến” hoặc “Quyết toán thuế TNCN”.
Bước 4: Tải mẫu tờ khai theo yêu cầu (02/QTT-TNCN đối với cá nhân, 05/QTT-TNCN đối với tổ chức).
Bước 5: Khai báo thông tin theo hướng dẫn, sau đó có thể lưu file XML để nộp điện tử hoặc in ra nộp trực tiếp.
Ngoài ra, người nộp thuế có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) do Tổng cục Thuế cung cấp để lập tờ khai, xuất file XML và nộp qua Cổng thông tin.
>> TẢI MIỄN PHÍ: Bộ hồ sơ quyết toán thuế TNCN cho cá nhân tự quyết toán.
Câu hỏi thường gặp về vấn đề quyết toán thuế TNCN
1. Chậm nộp quyết toán thuế TNCN có bị phạt không?
Có. Nếu cá nhân hoặc tổ chức nộp chậm hồ sơ quyết toán thuế TNCN so với thời hạn quy định, sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt cụ thể tùy thuộc vào số ngày mà bạn chậm nộp:
- Chậm từ 1–5 ngày nhưng đã tự giác nộp trước khi cơ quan thuế lập biên bản: Phạt cảnh cáo;
- Chậm từ 6–30 ngày: Phạt từ 2–5 triệu đồng;
- Chậm từ 31–60 ngày: Phạt từ 5–8 triệu đồng;
- Chậm trên 60 ngày: Phạt cao hơn, kèm theo tiền chậm nộp thuế;
Lưu ý:
Ngoài tiền phạt nộp chậm hồ sơ, người nộp thuế còn bị tính thêm tiền chậm nộp thuế nếu phát sinh số tiền thuế phải nộp.
2. Vì sao cần phải quyết toán thuế TNCN?
Việc quyết toán thuế TNCN là nghĩa vụ pháp lý của cá nhân và tổ chức nhằm:
- Xác định số thuế TNCN thực tế phải nộp hoặc được hoàn lại sau khi tổng hợp thu nhập trong cả năm;
- Hoàn thuế nếu số tiền thuế đã khấu trừ lớn hơn số thuế phải nộp;
- Nộp thêm nếu số tiền thuế phải nộp cao hơn số đã khấu trừ;
- Thực hiện đúng quy định pháp luật, tránh bị xử phạt hành chính do không quyết toán, quyết toán sai hoặc nộp chậm;
- Góp phần xây dựng hệ thống thuế công khai, minh bạch, đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người nộp thuế.
