Tải ngay Mẫu Biên Bản Cảnh Cáo Nhân Viên vi phạm kỷ luật

Biên bản cảnh cáo nhân viên là gì? Tại sao phải dùng mẫu biên bản cảnh cáo nhân viên? Tải mẫu biên bản cảnh cáo nhân viên & lưu ý viết biên bản cảnh cáo.

Biên bản cảnh cáo nhân viên là gì?

Dường như cảnh cáo đã trở thành một công cụ quan trọng để đối phó với vi phạm kỷ luật hoặc quy tắc trong nhiều lĩnh vực pháp luật khác nhau. 

Biên bản cảnh cáo nhân viên là một hình thức kỷ luật sẽ được áp dụng khi một người vi phạm một số quy định hoặc nhiệm vụ, tuy nhiên, việc này vẫn có thể khắc phục và được sửa chữa. Mặc khác, việc lập biên bản cảnh cáo nhân viên là một phản ứng chặt chẽ đối với các vi phạm kỷ luật trong tổ chức.

Tải mẫu biên bản cảnh cáo nhân viên

Việc quản lý nhân sự không chỉ bao gồm việc tuyển dụng và đào tạo, mà còn cần đảm bảo sự tuân thủ các nguyên tắc đặt ra trong môi trường làm việc.

Trong trường hợp nhân viên vi phạm quy tắc công ty hoặc có hành vi không đúng mực, việc sử dụng biên bản cảnh cáo nhân viên là một việc làm cần thiết để đảm bảo tính chuyên nghiệp và tính khuôn mẫu trong tổ chức. 

Tại sao phải viết biên bản cảnh cáo nhân viên?

Mẫu biên bản cảnh cáo nhân viên không chỉ có tính chất ngăn ngừa mà còn là căn cứ để xử lý các hành vi vi phạm, đặc biệt là trong những trường hợp nghiêm trọng hoặc đối với những nhân viên đã nhận nhiều lần nhắc nhở mà vẫn không tuân theo quy định. 

Khi biên bản này được tạo ra, nó trở thành biểu tượng cho sự nghiêm khắc nhắc nhở từ phía lãnh đạo gửi đến người vi phạm.

Biên bản này còn quan trọng hơn so với những lời nhắc thông thường, bởi vì đơn cảnh cáo là bằng chứng cụ thể, giúp người vi phạm nhớ đến sâu lỗi lầm trong công việc và thúc đẩy họ tự sửa sai và tuân thủ nội quy của tổ chức một cách cẩn thận hơn.

Biên bản cảnh cáo nhân viên được sử dụng khi nào?

Nhân viên có thể nhận đơn cảnh cáo trong nhiều trường hợp khác nhau. 

Vi phạm quy tắc và quy định của công ty

Bao gồm các trường hợp: đến công ty muộn, vắng mặt không lý do, sử dụng thiết bị công ty một cách không đúng cách hoặc không tuân thủ các quy định về an toàn lao động. 

Hiệu suất làm việc kém

Hiệu suất công việc kém không chỉ gây ảnh hưởng đến cá nhân nhân viên vi phạm mà còn ảnh hưởng đến tập thể, đội nhóm. Nhân viên có thể nhận đơn cảnh cáo nếu họ không hoàn thành công việc của đúng thời hạn, không đạt yêu cầu hoặc không đạt được các mục tiêu và kết quả công việc đã thoả thuận trước.

Hành vi, tác phong không chuyên nghiệp

Tác phong, hành vi không chuyên nghiệp là một trong các lý do khiến nhân viên nhận khiển trách. Nếu nhân viên thể hiện hành vi tiêu cực hoặc gây xung đột không cần thiết với đồng nghiệp hoặc khách hàng, trong trường hợp này thì họ sẽ nhận đơn cảnh cáo để nhắc nhở khắc phục một cách nghiêm khắc.

Vi phạm đạo đức nghề nghiệp

Những hành vi không đúng đạo đức có thể bao gồm: làm xấu danh tiếng của công ty hoặc tiêu cực ảnh hưởng đến đồng nghiệp và khách hàng. Một biên bản sẽ được đưa ra để cảnh cáo, yêu cầu chấn chỉnh lại hành vi đúng mực của nhân viên đó. 

Quy trình cảnh cáo thường bắt đầu bằng cuộc trò chuyện giữa nhân viên và người quản lý hoặc bộ phận nhân sự để thảo luận về tình huống và cách khắc phục.

Nếu tình huống không được giải quyết hoặc tiếp tục vi phạm, thì đơn cảnh cáo có thể được đưa ra. Tuỳ theo quy định của mỗi công ty sẽ có những biện pháp xử lý khác nhau, có thể nhắc nhở nhẹ, hình phạt hoặc có thể cho thôi việc.

Chi tiết cách lập biên bản cảnh cáo nhân viên 

Biên bản cảnh cáo thường được sử dụng để cảnh báo và ngăn chặn hành vi vi phạm kỷ luật, quy tắc, hoặc quy định trong tổ chức. Loại văn bản này đóng vai trò như một biện pháp đầu tiên để cố định quy định và đảm bảo tính tuân thủ. 

Để có thể đảm bảo được điều trên, đưa ra biên bản có tính răn đe đủ mạnh thì người soạn thảo cần tuân thủ các yếu tố sau:

Phần mở đầu đơn cảnh cáo

Văn bản phải bắt đầu bằng việc ghi rõ tên của đơn vị quản lý hoặc công ty, số đơn được lập và không thể bỏ lỡ Quốc hiệu – Tiêu ngữ, bởi đây là yếu tố cần thiết trong văn bản hành chính.

Sau phần này, tên của đơn cần được đặt một cách chính xác và súc tích. Dù là yếu tố ngắn gọn nhất trong đơn, tên này thể hiện sự hiệu quả, xác nhận, và là khởi đầu của toàn bộ nội dung.

Vì vậy, việc đặt tên đơn phải được thực hiện một cách chính xác và sáng sủa. Chẳng hạn, tên đơn có thể được sắp xếp như sau: “ĐƠN CẢNH CÁO VI PHẠM”

Phần nội dung chính

Phần nội dung chính phải trình bày một cách rõ ràng, đầy đủ và chính xác về các điểm sau:

• Thông tin về người vi phạm;
• Chi tiết về vi phạm;
• Bằng chứng liên quan;
• Thông tin về người soạn thảo đơn;
• Ý kiến của người nhận đơn và các biện pháp xử lý cụ thể đối với hành vi vi phạm.

Tất cả thông tin này cần được sắp xếp theo các mục, đảm bảo rằng mỗi mục được trình bày một cách súc tích và tập trung vào điểm quan trọng, không nên dài dòng hoặc không cần thiết.

Phần kết 

Người soạn thảo sẽ tổng kết lại vấn đề của đơn và chuẩn bị phần ký xác nhận cho những người có liên quan. Trong đơn, các người cần ký xác nhận bao gồm:

• Người soạn thảo;
• Người chứng kiến việc soạn thảo;
• Người nhận đơn và các quản lý công ty. 

Một tài liệu như đơn cảnh cáo, đòi hỏi sự chính xác và tính hiệu lực, do đó mẫu đơn cần được soạn thảo một cách cẩn thận và không nên có bất kỳ sai sót nào nhằm đảm bảo tính nghiêm trọng và tác động đúng với mục tiêu cảnh cáo đối với người nhận. Vì vậy, ngoài việc hiểu rõ các yếu tố cơ bản của đơn, người soạn thảo cũng cần xem xét từng chi tiết một một cách kỹ lưỡng.

Các lưu ý quan trọng khi soạn thảo biên bản cảnh cáo nhân viên

Khi soạn thảo đơn cảnh cáo nhân viên, có một số lưu ý quan trọng cần tuân theo để đảm bảo tính chính xác, công bằng và hiệu quả của tài liệu. 

• Ngôn ngữ chính xác và chặt chẽ: Viết đơn cảnh cáo cần sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, đơn giản, dễ truyền đạt. Không sử dụng ngôn từ mang tính chất trịch thượng, phê phán;
• Chú thích quy tắc, quy định, hoặc chính sách vi phạm: Phần thông tin này giúp nhân viên hiểu rõ tại sao hành vi của họ bị xem xét là vi phạm. Liên kết hành vi cụ thể với các quy tắc hoặc quy định đã vi phạm nằm mục nào của quy định công ty;
• Nêu thông tin về hậu quả: Trong đơn cảnh cáo, nêu rõ những hậu quả có thể xảy ra nếu hành vi vi phạm tiếp tục;
• Đề cập đến quyền và kháng nghị: Đảm bảo rằng đơn cảnh cáo thông báo cho nhân viên về quyền họ có để kháng nghị hoặc đề xuất các biện pháp khắc phục. Cung cấp thông tin liên quan đến quy trình kháng nghị và thời hạn nếu có;
• Lưu ý nội dung: Nội dung biên bản phải được diễn đạt một cách khách quan và chính xác, không thêm hoặc loại bỏ bất kỳ thông tin nào. Nội dung biên bản phải ghi rõ và chính xác về các thông tin quan trọng, bao gồm tên, chức vụ và đơn vị làm việc của người vi phạm kỷ luật; mô tả về thiệt hại gây ra bởi vi phạm, có thể được minh họa bằng hình ảnh hoặc chứng cứ;
• Thời gian và địa điểm lập biên bản cũng cần được ghi chính xác;
• Kết luận vụ việc: Cần ghi rõ kết luận của người có thẩm quyền về hình thức xử lý vụ việc, sẽ là cơ sở cho việc xử phạt nhân viên theo quy định kỷ luật;
• Luôn giữ bản sao lưu: Luôn giữ một bản sao lưu của đơn cảnh cáo cho mục đích tài liệu và quản lý.

Các câu hỏi liên quan đến mẫu đơn cảnh cáo nhân viên 

1. Đơn cảnh cáo nhân viên là đơn gì?

Đơn cảnh cáo nhân viên là một hình thức kỷ luật sẽ được áp dụng khi một người vi phạm một số quy định hoặc nhiệm vụ, tuy nhiên, việc này vẫn có thể khắc phục và được sửa chữa. 

2. Tác dụng của biên bản cảnh cáo nhân viên? 

Đơn cảnh cáo nhân viên không chỉ có tính chất ngăn ngừa mà còn là căn cứ để xử lý các hành vi vi phạm, đặc biệt là trong những trường hợp nghiêm trọng hoặc đối với những nhân viên đã nhận nhiều lần nhắc nhở mà vẫn không tuân theo quy định. 

3. Đơn cảnh cáo cấp dưới được sử dụng khi nào?

Biên bản cảnh cáo được sử dụng khi nhân viên vi phạm các mục sau: vi phạm quy định công ty, không tuân thủ chuẩn mực đạo đức, năng suất làm việc kém…

4. Biên bản cảnh cáo nhân viên có bao nhiêu phần?

Biên bản cảnh cáo cơ bản có 3 phần: phần mở đầu, phần nội dung chính và phần cuối biên bản. 

>> Tham khảo: Cách viết biên bản cảnh cáo nhân viên.

5. Nên tham khảo mẫu đơn cảnh cáo nhân sự ở đâu?

Bạn có thể tham khảo và tải mẫu biên bản cảnh cáo nhân viên miễn phí tại:

>> Biên bản cảnh cáo nhân sự.

Trên đây là phần hỗ trợ từ Maudon.net với các thông tin về đơn cảnh cáo, kỷ luật nhân viên. Mọi thắc mắc về các mẫu đơn bạn có thể liên hệ Maudon.net để nhận được sự hỗ trợ nhanh nhất.