Mẫu bảng lương cá nhân là gì? Cách làm bảng lương cá nhân

Trong bài viết này maudon.net sẽ cùng các bạn tìm hiểu về bảng lương cá nhân cho từng nhân viên và cách làm bảng lương cho từng nhân viên. Bắt đầu ngay thôi nhé!

Như thế nào là bảng lương cá nhân?

Bảng lương cá nhân không chỉ là một tài liệu biểu thị thu nhập hàng tháng mà còn được biết đến dưới nhiều tên gọi khác nhau như Phiếu Chi Lương hay Phiếu Thanh Toán Lương của nhân viên. Trong bảng này, mọi chi tiết về thu nhập, thuế, bảo hiểm và các khoản chi khác đều được minh bạch rõ ràng. Thông thường, bảng lương được phát vào cuối mỗi tháng và một bản sao sẽ được lưu giữ bởi doanh nghiệp để quản lý.

Hiện nay, bảng lương cá nhân thường được tạo dưới dạng file mềm, thường là trong định dạng Excel hoặc Word. Điều này giúp bộ phận nhân sự, kế toán cũng như nhân viên có thể dễ dàng theo dõi và kiểm tra thông tin liên quan đến thu nhập hàng tháng của mình. Mỗi bảng lương thường đi kèm với chi tiết về số ngày làm việc trong tháng, số ngày nghỉ phép, lương thực tế sau khi khấu trừ và các khoản thưởng hoặc phụ cấp khác.

Tải mẫu bảng lương cá nhân đầy đủ nhất

Tải mẫu bảng lương cá nhân tại Maudon.net.

Chi tiết cách làm bảng lương cho từng nhân viên

1. Lương chính

Lương chính là số tiền được ghi nhận trong hợp đồng lao động và cũng được phản ánh trên bảng lương, đó là mức lương cơ bản mà mỗi nhân viên được cam kết nhận. Đây cũng là tiêu chí để biết được mức đóng BHYT, do đó lương không thể thấp hơn mức tối thiểu đã được quy định được.

Ví dụ, năm 2021, tại Vùng 1, mức lương tối thiểu được quy định là 4.420.000 đồng. Đối với những người lao động đã qua đào tạo nghề, mức lương tối thiểu là 4.729.400 đồng/tháng.

Do đó, trên hợp đồng lao động và bảng lương, mức lương tối thiểu cần được thể hiện là 4.729.400 đồng (đối với những người lao động đã qua đào tạo nghề).

2. Các khoản phụ cấp

Các khoản phụ cấp không chịu bảo hiểm xã hội (BHXH) bao gồm:

• Điều 104 của Bộ luật lao động cũng có quy định về tiền thường, tiền thưởng thêm cho sự đóng góp như sáng kiến,…
• Tiền ăn giữa ca;
• Khoản tiền hỗ trợ thêm như tiền đi lại, tiền trợ cấp nhân viên có cháu nhỏ, tiền trọ,…;
• Hỗ trợ trong các tình huống như tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp cho người lao động gặp khó khăn do sự cố, và các khoản hỗ trợ khác được quy định tại hợp đồng lao động theo Thông tư số 10/2020/TT-BLĐTBXH.

Các khoản sau đây được miễn thuế thu nhập cá nhân (TNCN):

• Tiền ăn ca, tiền ăn giữa trưa;
• Tiền điện thoại;
• Tiền công tác phí;
• Tiền trang phục;
• Tiền làm tăng ca, tiền làm đêm, làm vào các ngày nghỉ lễ, cuối tuần sẽ tính lương cao hơn và không phải chịu thuế;
• Tiền đám hiếu, đám hỷ.

Các khoản hỗ trợ và phụ cấp KHÔNG được miễn thuế TNCN bao gồm:

• Tiền thưởng;
• Tiền xăng xe, tiền đi lại;
• Tiền nuôi con nhỏ…;
• Tiền phụ cấp…

Khoản tiền thuê nhà do doanh nghiệp trả thay cho nhân viên được tính vào Thu nhập chịu thuế, nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà).

Phụ cấp trách nhiệm phải đóng BHXH và phải tính thuế TNCN.

>> Xem thêm: Thủ tục kê khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

3. Cách tính tổng lương nhận

Để tính Tổng Lương thực tế, bạn có thể sử dụng hai phương pháp như sau:

Cách 1: Tổng lương thực tế = Tổng thu nhập x số ngày công đi làm được chấm công/tổng số ngày làm của tháng. VD 1 tháng công ty sẽ làm 26 (30 – 4 ngày chủ nhật).

• Nếu bạn làm đủ 26 ngày công: Tổng lương thực tế = 5.000.000 x (26/26) = 5.000.000 đồng
• Nếu bạn làm 25 ngày công: Tổng lương thực tế = 5.000.000 x (25/26) = 4.807.692 đồng

Cách 2: Tổng lương thực tế = Tổng thu nhập / ngày công hành chính của tháng x số ngày làm việc thực tế

• Nếu bạn làm đủ 26 ngày công: Tổng lương thực tế = (5.000.000 / 26) x 26 = 5.000.000 đồng
• Nếu bạn làm 25 ngày công: Tổng lương thực tế = (5.000.000 / 26) x 25 = 4.807.692 đồng

Lưu ý: Tiền lương ngày được tính dựa trên tiền lương tháng chia cho số ngày làm việc bình thường trong tháng, nhưng không vượt quá 26 ngày, theo quy định của pháp luật và chọn lựa của doanh nghiệp.

(Tham khảo theo Khoản 4 Điều 14 của Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH)

4. Tính thuế TNCN

• Đối với lao động có ký hợp đồng lao động trên 3 tháng, mức lương đóng BHXH sẽ được tính theo biểu lũy tiến từng phần;
• Đối với lao động thời vụ, thử việc, hoặc ký hợp đồng dưới 3 tháng, doanh nghiệp sẽ khấu trừ 10% trên tổng thu nhập trước khi trả lương cho họ.

>> Tải miễn phí: Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

5. Khoản nhân viên ứng

Tạm ứng là số tiền mà nhân viên đã nhận trước trong tháng, đây là số tiền mà họ đã ứng từ tiền lương của mình.

6. Số tiền nhân viên được trả thực tế sau khi trừ hết các khoản

Thực lĩnh, tức là số tiền nhận thực tế, được tính bằng cách trừ đi khoản tiền BHXH trích ra từ lương của nhân viên, thuế TNCN (nếu có), và tạm ứng (nếu có) từ tổng thu nhập.

Nếu doanh nghiệp có chính sách về làm thêm giờ, tăng ca vào ngày thường, ngày nghỉ hàng tuần, ngày lễ, thì mức lương sẽ được tính theo tỷ lệ tương ứng là 150%, 200%, và 300%.

Lưu ý quan trọng: Khi thanh toán tiền lương cho nhân viên, việc yêu cầu họ ký vào bảng thanh toán tiền lương là cần thiết để chi phí tiền lương này có thể được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Quy định của pháp luật về bảng lương doanh nghiệp

Theo Điều 93 của Bộ Luật lao động Số 45/2019/QH14, quy định về cách làm bảng lương trong doanh nghiệp như sau:

• Người sử dụng lao động (doanh nghiệp, cơ quan) phải thiết lập hệ thống thang lương, bảng lương, và định mức lao động để làm cơ sở cho việc tuyển dụng và thỏa thuận mức lương trả cho người lao động, hoặc chức danh được ghi trong hợp đồng lao động;
• Khối lượng công việc yêu cầu tương ứng với mức lương phải đảm bảo số lượng người lao động có thể thực hiện được, và cần được thử nghiệm trước khi áp dụng chính thức;
• Người sử dụng lao động phải tư vấn ý kiến của tổ chức đại diện người lao động, như Công đoàn, để xác định thang lương và bảng lương;
• Quy trình tính toán bảng lương phải được công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện;

Tóm lại, người sử dụng lao động cần tự thiết lập bảng lương dựa trên các quy định của pháp luật và lấy ý kiến từ tổ chức đại diện người lao động. Bảng lương sau khi hoàn thành phải được công bố và minh bạch, để làm cơ sở cho việc ký kết hợp đồng lao động.

Các câu hỏi liên quan đến bảng lương cá nhân

1. Bảng lương cá nhân là gì?

Bảng lương cá nhân không chỉ là một tài liệu biểu thị thu nhập hàng tháng mà còn được biết đến dưới nhiều tên gọi khác nhau như Phiếu Chi Lương hay Phiếu Thanh Toán Lương của nhân viên. Trong bảng này, mọi chi tiết về thu nhập, thuế, bảo hiểm và các khoản chi khác đều được minh bạch rõ ràng. Thông thường, bảng lương được phát vào cuối mỗi tháng và một bản sao sẽ được lưu giữ bởi doanh nghiệp để quản lý.

2. Mức lương quy định tối thiểu của vùng là bao nhiêu?

Từ ngày 01/07/2022, theo Điều 3 chiếu theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP, mức lương tối thiểu mà doanh nghiệp phải trả cho nhân viên được quy định theo mỗi vùng như sau:

• Vùng I: 4.680.000 đồng/tháng;
• Vùng II: 4.160.000 đồng/tháng;
• Vùng III: 3.640.000 đồng/tháng;
• Vùng IV: 3.250.000 đồng/tháng.

3. Mức lương cơ sở năm 2024 là bao nhiêu?

Ban Chấp hành Trung ương đã ban hành Kết luận 83-KL/TW của Bộ Chính trị, kết luận chính thức điều chỉnh mức lương cơ sở như sau:

• Tăng 30% lương cơ sở – tức tăng lương cơ sở từ 1.800.000 đồng lên 2.340.000 đồng;
• Thời gian áp dụng: Từ 01/07/2024.

4. Tại sao doanh nghiệp cần phải tính bảng lương?

Xây dựng thang bảng lương là biểu hiện của sự minh bạch trong việc trả lương theo năng lực của nhân viên. Việc này giúp lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng thương lượng về mức lương và tạo động lực cho nhân viên cố gắng hơn để đạt được mức lương cao hơn. Thang bảng lương cũng giúp tăng cường chuyên nghiệp trong quản lý lao động và quản lý chi phí lương một cách hiệu quả cho doanh nghiệp.

Bài viết trên là phần thông tin hỗ trợ của Maudon.net về mẫu bảng lương cá nhân và các vấn đề liên quan để giúp các bạn có cái nhìn tổng quát hơn về loại văn bản này.Nếu có câu hỏi nào thắc mắc về bài viết ở trên hoặc muốn được tư vấn, tham khảo các loại mẫu đơn thì đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với Maudon.net để được tư vấn nhanh chóng, tận tình nhất nhé!