Tải Văn bản giải trình, công văn giải trình, biên bản giải trình

Tải mẫu đơn giải trình: công văn giải trình sự việc, văn bản giải trình thuế tncn, biên bản giải trình sai sót, bản giải trình cá nhân. Cách viết đơn giải trình sự việc.

Văn bản giải trình là gì? Công văn giải trình là gì? Biên bản giải trình là gì?

Căn cứ vào Luật hoạt động giám sát của Quốc hội và Hội đồng nhân dân 2015, Điều 2, khoản 8, có thể hiểu giải trình là việc cá nhân hữu quan, các cơ quan giải thích và làm rõ trách nhiệm của mình trong việc thực hiện nhiệm vụ hay quyền hạn được giao theo yêu cầu của chủ thể giám sát.

➤ Điểm giống nhau: Cả ba loại văn bản giải trình, công văn giải trình và biên bản giải trình đều thuộc loại văn bản hành chính.

➤ Điểm khác nhau:

• Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan nhà nước với công dân và cấp dưới, cấp trên. Công văn có hiệu lực pháp lý.
• Biên bản là bản ghi chép lại những sự việc đang hoặc đã diễn ra. Biên bản không có hiệu lực pháp lý mà chủ yếu được dùng để làm căn cứ minh chứng cho các sự kiện thực tế đã hoặc đang xảy ra. 
• Văn bản là một công cụ để ghi chép, lưu trữ và truyền đạt những thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng chữ viết. Đơn giản hơn, văn bản là cách nói chung cho hầu hết các dạng như: mẫu đơn, biên bản, công văn, mẫu tờ trình, thông báo, báo cáo…. Trong bài viết này văn bản giải trình gồm cả công văn giải trình và biên bản giải trình.

Khi nào cần viết đơn giải trình sự việc

Giải trình hiểu đơn giản là “giải thích” và “trình bày”, khi có một sự việc nào đó mà bạn cần giải thích hay trình bày để làm rõ cho người tiếp nhận văn bản thì khi đó bạn cần viết đơn giải trình. Văn bản giải trình/ Đơn giải trình có thể viết nhằm các trường hợp với nhiều mục đích khác nhau như sau:

➤ Đối với công văn giải trình:

• Công văn dùng để chỉ đạo;
• Công văn dùng để đề nghị, yêu cầu;
• Công văn dùng để phúc đáp;
• Công văn dùng để hướng dẫn;
• Công văn dùng để đôn đốc.

➤ Đối với biên bản giải trình:

• Biên bản dùng để bàn giao công việc;
• Biên bản giải trình thuế thu nhập cá nhân;
• Biên bản giải trình sự việc cá nhân;
• Biên bản giải trình sai sót của cá nhân, tập thể;
• Biên bản giải trình chậm nộp báo cáo;
• Biên bản giải trình vi phạm hành chính;
• …

Tải miễn phí những mẫu văn bản giải trình chi tiết nhất

Sau đây là một số mẫu văn bản giải trình/đơn giải trình phổ biến nhất mà Maudon.net đã soạn, các độc giả có thể tham khảo, chỉnh sửa trực tiếp tại đây và tải về file word miễn phí.

1. Mẫu văn bản giải trình thuế 

Mẫu văn bản giải trình thuế là loại văn bản được cá nhân hay doanh nghiệp, tổ chức sử dụng để gửi đến cơ quan thuế để giải trình các vấn đề có liên quan đến thuế như: thuế tncn (thu nhập cá nhân), thuế doanh nghiệp, hóa đơn…

2. Mẫu công văn giải trình sự việc chung

Mẫu công văn giải trình sự việc chung là mẫu công văn được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức dùng để giải trình hầu hết các sự việc, hoạt động thông tin và giao dịch trong phạm vi thẩm quyền của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức.

3. Mẫu công văn giải trình nộp chậm tờ khai

Mẫu công văn giải trình nộp chậm tờ khai là công văn dùng để giải thích, trình bày về việc nộp chậm tờ khai gửi đến cơ quan có thẩm quyền qua đó cơ quan này sẽ xem xét phần giải trình của cơ quan, tổ chức, công ty, doanh nghiệp nào đó đã nộp chậm tờ khai theo quy định để đưa ra hướng giải quyết.

4. Mẫu công văn giải trình về hóa đơn

Mẫu công văn giải trình về hoá đơn là công văn dùng để giải thích, trình bày về các vấn đề có liên quan đến thuế, hoá đơn gửi đến cơ quan có thẩm quyền qua đó cơ quan này sẽ xem xét phần giải trình của cơ quan, tổ chức, công ty, doanh nghiệp để đưa ra hướng giải quyết.

5. Mẫu công văn giải trình với khách hàng 

Mẫu công văn giải trình với khách hàng là công văn dùng để giải thích, trình bày với khách hàng về những vấn đề có liên quan đến khách hàng như: gây tổn thất, thiệt hại cho khách hàng, thông tin sai lệch của công ty/doanh nghiệp ảnh hưởng đến khách hàng…

6. Mẫu biên bản giải trình sự việc chung

Mẫu biên bản giải trình sự việc chung là bản ghi chép lại những sự việc đang hoặc đã diễn ra. Biên bản có thể là ghi lại một vấn đề, sự kiện như: biên bản hội nghị, biên bản cuộc họp, biên bản hành vi vi phạm pháp luật, biên bản bàn giao công việc, tài sản…

7. Mẫu biên bản giải trình sai sót cá nhân

Mẫu biên bản giải trình sai sót cá nhân là mẫu biên bản dùng để trình bày và giải thích về sai sót của cá nhân trong một vấn đề cụ thể nào đó như: biên bản giải trình nộp báo cáo trễ, biên bản giải trình việc không thực hiện đúng quy định công ty…

Cách viết văn bản/công văn/biên bản giải trình sự việc

➤ Khi viết văn bản giải trình về một sự việc nào đó, cần phải chú ý đến kỹ thuật trình bày và thể thức văn bản theo đúng quy định tại Nghị định 30 về công tác văn thư của Chính phủ.

➤ Mẫu công văn giải trình là mẫu văn bản được pháp luật quy định, cần phải trình bày rành mạch, rõ ràng, ngôn từ nghiêm túc và thể hiện sự chuyên nghiệp trong văn bản. Còn biên bản giải trình không có hiệu lực pháp lý như công văn giải trình nhưng vẫn cần phải trình bày theo đúng quy định vì đây là loại văn bản dùng trong công việc, cần mang văn phong nghiêm túc.

➤ Cụ thể, sau đây là một số điều cần chú ý khi viết một văn bản giải trình để gửi đến nơi khác:

1. Thể thức của văn bản giải trình

Theo quy định tại Mục 1, Điều 8 của Nghị định 30 về công tác văn thư, thể thức của văn bản hành chính cụ thể là văn bản giải trình cần có những nội dung chính sau đây:

• Quốc hiệu và Tiêu ngữ theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam;
• Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản giải trình;
• Ký hiệu và số của văn bản giải trình;
• Thời gian và địa điểm ban hành văn bản giải trình;
• Tên loại văn bản giải trình và trích yếu nội dung của văn bản giải trình;
• Nội dung cụ thể, đầy đủ của văn bản giải trình;
• Họ tên, chức vụ và chữ ký của người có thẩm quyền lập văn bản giải trình;
• Chữ ký, con dấu và số của cơ quan, tổ chức;
•  Nơi nhận văn bản giải trình.

Ngoài những nội dung chính trên, văn bản giải trình có thể bổ sung thêm các thành phần khác như::

• Mục lục, phụ lục của văn bản giải trình;
• Các chỉ dẫn về dấu chỉ độ mật, phạm vi lưu hành, mức độ khẩn của văn bản giải trình;
• Địa chỉ của trang thông tin điện tử, thư điện tử, số Fax, số điện thoại.

2. Kỹ thuật trình bày văn bản giải trình

Theo quy định tại Mục 1, Điều 9 của Nghị định 30 về công tác văn thư, kỹ thuật trình bày văn bản thông báo bao gồm:

➤ Khuôn giấy, cách thức trình bày, định dạng lề trang, kiểu chữ, font chữ, kích cỡ chữ, cách đánh số trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, cụ thể:

• Khuôn giấy A4 (210mm x 297mm);
• Cách thức trình bày: Bằng chiều dài của khuôn A4. Trường hợp nội dung có các bảng, biểu đồ… nhưng không được làm thành các mục lục, phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng;
• Định dạng lề trang: Cách lề trên và lề dưới 20 x 25mm, cách lề phải 15 – 20mm, cách lề trái 30 x 35mm;
• Font chữ: Bộ mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam, Font chữ Times New Roman;
• Kiểu chữ và kích cỡ chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức;

• Cách đánh số trang: Không hiển thị số trang thứ nhất của văn bản giải trình, đánh từ số 1 theo chữ số Ả Rập, kích thước 13 – 14;
• Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Làm theo đúng quy định ở mục đã đề cập phía trên “Thể thức của văn bản giải trình”.

➤ Viết hoa trong văn bản giải trình được đúng theo quy định như: tên người, tên vị trí địa lý, nhân vật lịch sử…

➤ Chữ viết tắt tên loại văn bản giải trình cũng phải được thực hiện theo quy định như: Nghị định (cá biệt) là “NĐ”, Quyết định (cá biệt) là “QĐ”, Quy định là “QyĐ”…

Những câu hỏi liên quan đến mẫu văn bản/công văn/biên bản giải trình 

1.  Văn bản hành chính là gì? 

Văn bản hành chính là văn bản được hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết các công việc của những cơ quan, tổ chức. Văn bản hành chính gồm những nội dung được thành văn và truyền đạt bằng ngôn ngữ hay ký hiệu; hình thành trong các hoạt động của các cơ quan, tổ chức và phải trình bày đúng kỹ thuật cũng như thể thức theo quy định pháp luật dùng để khi cần truyền đạt một  vấn đề, sự việc, nội dung tới nơi nào đó.

2. Có mẫu biên bản cho nhân viên văn phòng không?

Để tải mẫu biên bản dùng cho nhân viên văn phòng, bạn có thể tìm ở “Mẫu biên bản giải trình sự việc chung” ở phía trên mà Maudon.net đã đề cập. Nếu muốn tham khảo thêm nhiều mẫu biên bản cụ thể khác dùng trong môi trường công sở dành cho nhân viên văn phòng, bạn có thể truy cập ở bài viết bên dưới nhé!

>> Tham khảo và tải miễn phí: Tổng hợp các mẫu biên bản phổ biến nhất.

3. Có mẫu công văn giải trình với ngân hàng không?

Để tải mẫu công văn giải trình với ngân hàng, bạn có thể tìm ở “Mẫu công văn giải trình sự việc chung” ở phía trên mà maudon.net đã đề cập. Nếu muốn tham khảo thêm nhiều mẫu công văn cụ thể khác dùng liên quan đến giải trình với ngân hàng, bạn có thể truy cập ở bài viết bên dưới nhé!

>> Tham khảo và tải miễn phí: Tổng hợp các mẫu công văn thường dùng.