Hướng dẫn cách viết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh – có mẫu tải

Bạn đang băn khoăn không biết viết gì trong đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh của mình? Đọc ngay bài viết dưới đây của Maudon.net nhé, bài viết này sẽ giúp bạn biết được cách viết đơn và những lưu ý bạn nên biết.

Đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh 

Đơn xin nghỉ việc, hay còn gọi là thư từ chức, thư chia tay, là một loại văn bản gửi đến cấp trên khi bạn muốn chấm dứt công việc hiện tại. Trong đơn này, bạn cần trình bày rõ ràng nguyện vọng của mình, giải thích lý do nghỉ việc một cách tích cực để cấp trên xem xét và phê duyệt.

Bạn có thể thông báo nghỉ việc qua email xin nghỉ việc hoặc soạn đơn và nộp trực tiếp cho người quản lý. Với những công ty không yêu cầu nghiêm ngặt phải nộp đơn nghỉ việc trực tiếp cho giám đốc hoặc ban điều hành, việc gửi email thông báo nghỉ việc thường được ưa chuộng hơn. Việc này mang lại nhiều lợi ích khi sử dụng hòm thư điện tử (email).

Khi viết thư hoặc đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh, bạn cần chú ý sử dụng ngôn từ sao cho hợp lý và phù hợp với mục đích của mình. Tránh dùng những từ ngữ mơ hồ hoặc có thể gây hiểu lầm cho người đọc. Việc viết đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh không phải là dễ dàng. Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu một số mẫu đơn để bạn có thể tham khảo thêm.

Tải mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh chuẩn xác nhất

Tải mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh tại Maudon.net.

Cách viết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh chi tiết 

➧ Tiêu đề mẫu đơn

Thay vì viết quá dài dòng và cầu kỳ, bạn chỉ cần ghi “Letter of Resignation” ở đầu trang và căn chỉnh bức thư sao cho hài hòa là được.

Nếu bạn gửi đơn xin nghỉ việc qua email, tiêu đề email (Subject) nên viết theo mẫu sau:

➧ Trình bày thông tin của người làm đơn và bộ phận/người nhận đơn

Đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh cần tuân theo các quy tắc của môi trường doanh nghiệp chuyên nghiệp, bao gồm thông tin người gửi và người nhận ở phần đầu của đơn, bất kể bạn gửi qua email hay in ra bản cứng.

Các thông tin cần có gồm:

1. Ngày, tháng, năm gửi đơn;
2. Thông tin của phía nhận thư với đầy đủ họ tên, nơi công tác và chức vụ;
3. Tên công ty và địa chỉ công ty (đặc biệt quan trọng nếu công ty có nhiều chi nhánh).

➧ Lời chào

Mở đầu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh bằng lời chào trang trọng tới người nhận theo mẫu “Dear Mr./Ms. [Tên cấp trên của bạn]”. Nếu bạn gửi đơn tới cả quản lý và bộ phận nhân sự, bạn có thể viết lời chào như sau:

➧ Nội dung chính

Với phần này bạn cần trình bày rõ ràng, ngắn gọn lý do xin nghỉ việc. Tùy theo lý do mà bạn có thể chọn cách diễn đạt trực tiếp hoặc khéo léo, chẳng hạn như vì lý do sức khỏe, bạn có thể nói thẳng, nhưng nếu là lý do chuyển công ty khác, bạn nên “nói giảm nói tránh”.

Tùy vào quy định của từng doanh nghiệp, sẽ có nơi yêu cầu bạn gửi đơn trước ngày nghỉ chính thức ít nhất 2 đến 3 tuần.

Hãy tìm hiểu kỹ nội quy của công ty một cách chính xác trong đơn để tránh các hiểu nhầm không đáng có và bảo vệ hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.

Ví dụ:

I am writing to formally resign from my role as a senior payment accountant at XYZ Company. My final working day will be Friday, November 4, 2022, which is two weeks from now.

Nội dung chính của đơn cũng nên bày tỏ sự tiếc nuối và lời cảm ơn tới quản lý và công ty về quãng thời gian gắn bó vừa qua.

Tuy nhiên, đừng nên quá “mùi mẫn” vì đây là văn bản chính thức, sẽ được lưu vào tài liệu quản lý nhân sự của công ty. Hãy để dành những cảm xúc cho buổi tiệc chia tay vào ngày làm việc cuối cùng.

Ví dụ:

I deeply appreciate the chance to develop professionally as an accountant. I will always value the experiences gained under your guidance and the collaboration with the team.

➧ Kết đơn

Cuối cùng, để tăng thêm tính lịch sự, tỏ thành ý cho đơn xin nghỉ việc, bạn nên ngỏ ý sẵn sàng trong việc hỗ trợ, giúp đỡ nhân viên mới vào vị trí của bạn trong việc làm quen với công việc, nơi làm việc…

Nếu có bất kỳ tài liệu nào cần bàn giao hoặc thủ tục hành chính nào cần làm thì hãy trình bày trong đơn luôn nhé! Nếu bạn không rõ về thủ tục xin nghỉ việc, bạn có thể viết như sau:

➧ Chữ ký

Trước khi ký vào đơn xin nghỉ việc, hãy viết một dòng kết thúc trang trọng như “Best regards” hoặc “With gratitude” để thể hiện sự chuyên nghiệp.

Lưu ý khi viết đơn xin thôi việc bằng tiếng Anh (email xin nghỉ tiếng Anh)

Để đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh của bạn được sếp dễ dàng chấp thuận, bạn cần lưu ý một số điểm sau:

1. Ghi rõ thời gian nghỉ việc

Điều này giúp người quản lý lên kế hoạch sắp xếp bàn giao công việc hoặc tuyển người mới thay thế. Theo Bộ luật Lao động năm 2019, người lao động nghỉ việc thường phải báo trước từ 30 – 45 ngày, tùy loại hợp đồng.

>> Xem thêm: Tổng hợp mẫu đơn xin thôi việc – Có nhiều lượt tải nhất.

2. Đưa ra lý do nghỉ việc thuyết phục

Đưa ra lý do nghỉ việc hợp lý sẽ giúp sếp dễ dàng chấp nhận và tạo điều kiện cho bạn hoàn thành việc chấm dứt hợp đồng lao động.

3. Cam kết bàn giao công việc còn dang dở

Cam kết hoàn tất việc bàn giao, giữ liên lạc và hỗ trợ người nhận bàn giao là điều cần thiết. Việc này không chỉ thể hiện sự nhiệt tình với đồng nghiệp mà còn cho thấy tinh thần trách nhiệm và thái độ chuyên nghiệp của bạn.

>> Tải miễn phí: Mẫu đơn bàn giao công việc.

4. Đừng quên lời cảm ơn

Dù thời gian làm việc ngắn hay dài, công việc cũng đã đem lại cho bạn những giá trị nhất định. Vì vậy, hãy gửi lời cảm ơn đến những đồng nghiệp và quản lý trong công ty đã hỗ trợ bạn trong suốt thời gian làm việc.

5. Không đưa ra những lời chỉ trích

Dù ra đi trong vui vẻ hay bức xúc, bạn cũng không nên thể hiện sự bất mãn trong đơn xin nghỉ việc. Hãy sử dụng ngôn từ nhã nhặn, tích cực và khách quan để viết đơn xin nghỉ việc.

6. Cân nhắc thời gian nộp đơn

Nếu bạn đã thảo luận với quản lý và công ty theo đúng quy định, thời gian nộp đơn hoặc gửi email xin nghỉ việc chính thức bằng tiếng Anh sẽ không quá quan trọng.

Lúc này, đơn từ chỉ nhằm hoàn thành thủ tục hành chính nhân sự. Ngược lại, nếu chưa có sự thống nhất, tốt nhất bạn nên gửi đơn xin nghỉ việc ít nhất 3 tuần trước để tránh gây rắc rối cho cả hai bên.

7. Kèm theo các tài liệu công việc

Hãy đảm bảo bạn nắm rõ thủ tục bàn giao công việc và quy định của công ty về quá trình xử lý cũng như các tài liệu cần cung cấp trước khi nghỉ việc.

Nhiều công ty quốc tế yêu cầu nhân viên đính kèm các tài liệu này vào email xin nghỉ việc để thuận tiện cho công tác nhân sự. Trừ những trường hợp đặc biệt, các tài liệu (đặc biệt là đơn từ và form mẫu) nên được định dạng dưới dạng PDF.

Các câu hỏi liên quan đến đơn xin nghỉ việc tiếng Anh

1. Đơn xin nghỉ việc tiếng Anh là gì?

Đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh cũng giống như các loại đơn xin nghỉ việc khác nhưng tuỳ vào yêu cầu, môi trường nơi làm việc thì bạn cần phải viết đơn bằng tiếng Anh. Ví dụ như làm việc trong các công ty đa quốc gia, làm việc cho công ty nước ngoài, …

2. Nội dung của đơn xin nghỉ việc tiếng Anh gồm những gì?

Các nội dung cơ bản trong đơn: tiêu đề, lời chào, trình bày thông tin, nội dung, kết đơn và chữ ký.

3. Cần phải nộp đơn báo trước bao nhiêu ngày?

Người lao động khi muốn xin nghỉ việc cần phải tuân thủ thời hạn báo trước theo quy định như sau:

• Đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn, cần báo trước ít nhất 45 ngày;
• Đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng, cần báo trước ít nhất 30 ngày;
• Đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn dưới 12 tháng, cần báo trước ít nhất 03 ngày làm việc.

>> Tham khảo thêm: Mẫu thư xin thôi việc viết tay.

Bài viết trên là phần thông tin hỗ trợ của Maudon.net về mẫu đơn xin nghỉ việc bằng tiếng Anh và các vấn đề liên quan để giúp các bạn có cái nhìn tổng quát hơn về loại văn bản này.Nếu có câu hỏi nào thắc mắc về bài viết ở trên hoặc muốn được tư vấn, tham khảo các loại mẫu đơn thì đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với maudon.net để được tư vấn nhanh chóng, tận tình nhất nhé!